De nieuwe prijslijst is klaar en moet op de site. U uploadt hem, past de link aan, en klaar. Twee weken later belt een klant met een bedrag dat u niet herkent: hij heeft de oude pdf nog, die hij via Google had gevonden. Want die staat er ook nog, op zijn eigen adres, en zoekmachines hebben hem netjes geïndexeerd.
Een pdf vervangen op uw website is daardoor iets anders dan een pdf uploaden. In dit artikel staan drie manieren om het te doen, met de nadelen erbij, zodat u kunt kiezen welke bij uw situatie past. Geen van de drie is ingewikkeld; de kunst zit in het consequent toepassen.
Waarom de standaardroute problemen geeft
WordPress laat u geen bestand overschrijven. Uploadt u een bestand met dezelfde naam als een bestaand bestand, dan krijgt het nieuwe automatisch een achtervoegsel: prijslijst-1.pdf, of prijslijst-2.pdf. Uw oude bestand blijft dus gewoon bestaan op zijn oude adres.
Dat geeft drie problemen tegelijk. Ten eerste blijft de oude versie bereikbaar voor iedereen die de link ooit heeft opgeslagen of gemaild. Ten tweede staat hij in de zoekresultaten, soms hoger dan de nieuwe. Ten derde raakt u zelf het overzicht kwijt: na drie jaar staan er zeven prijslijsten in uw mediabibliotheek en weet niemand meer welke de geldige is.
Methode 1: een pdf vervangen op uw website met een plugin
De meest praktische oplossing voor wie regelmatig documenten bijwerkt. Er zijn plugins die precies dit doen: bij elk bestand in de mediabibliotheek komt een knop om de inhoud te vervangen, waarbij het adres hetzelfde blijft. Enable Media Replace is de bekendste.
Voordelen: alle bestaande links blijven werken, de zoekmachine hoeft niets opnieuw te leren, en oude versies blijven niet rondslingeren.
Aandachtspunten: het nieuwe bestand moet hetzelfde bestandstype hebben. En omdat het adres gelijk blijft, kan de browser van een bezoeker de oude versie uit zijn eigen geheugen tonen. De meeste plugins van dit type hebben een optie om de datum bij te werken, wat dat oplost. Test na het vervangen altijd in een privévenster.
Voor sites waar prijslijsten, brochures of formulieren regelmatig veranderen, is dit de installatie van vijf minuten waard. Wel geldt hier wat voor elke plugin geldt: het is er weer eentje om bij te houden en bij te werken. Voor een site waar eens in de drie jaar een document wisselt, is dat de moeite niet.
Methode 2: nieuwe upload, oude netjes afhandelen
Zonder extra plugin kan het ook, maar dan heeft u een vaste volgorde nodig.
- Upload het nieuwe bestand met een naam die de versie aangeeft, bijvoorbeeld prijslijst-2026.pdf. Niet “prijslijst-nieuw”, want dat is over een jaar weer verwarrend.
- Pas alle links aan. Zoek in uw site waar naar de oude pdf wordt verwezen. Dat is vaak meer dan één pagina: de dienstenpagina, de contactpagina, een blok in de footer, en soms een knop in een formulierbevestiging.
- Verwijder het oude bestand niet zomaar. Wie de oude link opent, krijgt dan een foutmelding. Zet er in plaats daarvan een omleiding op naar het nieuwe bestand.
- Controleer of de omleiding werkt door de oude link in een privévenster te openen.
- Verwijder het oude bestand pas als de omleiding staat, en niet andersom.
Die omleidingen zijn precies waar het bij veel sites uit de hand loopt, omdat niemand bijhoudt welke er staan. Hoe u dat overzichtelijk houdt, staat in het artikel over het bijhouden van omleidingen.
Methode 3: geen pdf, maar een pagina
De optie die het minst wordt overwogen en vaak de beste is. Zet uw prijzen, voorwaarden of specificaties gewoon op een gewone webpagina in plaats van in een pdf.
Waarom dat beter werkt: een pagina is op een telefoon leesbaar zonder in en uit te zoomen, hij is doorzoekbaar, hij wordt beter gevonden, en u past hem aan zonder een bestand te maken. Bovendien is er nooit een oude versie in omloop, want er is maar één adres.
Wanneer een pdf toch beter is: als het document bedoeld is om te printen of te ondertekenen, als de vormgeving vastligt om juridische redenen, of als klanten het moeten doorsturen als bijlage. In die gevallen is een pdf gewoon het juiste gereedschap.
Een prima tussenvorm: zet de informatie op een pagina en bied de pdf daaronder aan voor wie hem wil printen. Dan heeft u het beste van beide, en houdt u maar één pdf per keer in omloop.
Na het vervangen: vier controles
- Open de pagina in een privévenster en klik de link aan. Krijgt u het nieuwe document?
- Zoek in Google naar uw bestandsnaam met de naam van uw bedrijf erbij. Staat er nog een oude versie in de resultaten, dan weet u dat de omleiding nodig is.
- Controleer of de pdf opent op een telefoon. Bestanden die met bepaalde programma’s zijn gemaakt, geven op mobiel soms een leeg scherm. Wat u dan nakijkt, staat in de uitleg over een pdf die niet opent.
- Kijk naar de bestandsgrootte. Een prijslijst van veertig megabyte is voor een bezoeker op mobiel internet geen document maar een obstakel. Onder de twee megabyte is een redelijk streven.
Houd de bibliotheek schoon
Zet één keer per jaar een halfuur apart om uw mediabibliotheek door te lopen op documenten. Filter op bestandstype en kijk welke pdf’s er staan. Alles wat nergens meer aan gekoppeld is en inhoudelijk verouderd, kan weg, mits u een omleiding achterlaat voor bestanden die ooit publiek zijn gedeeld.
Dat opruimen doet meer dan ruimte besparen. Het voorkomt dat een medewerker over twee jaar per ongeluk naar de verkeerde versie linkt, en dat is de fout die u het meeste geld kost.
Wie dit soort documentbeheer liever uitbesteedt, kan het onderbrengen bij praktische hulp bij het bijhouden van uw site. Bij WebMaintor is het vervangen van een prijslijst inclusief omleiding een verzoek dat meestal binnen een uur is afgehandeld, en dan weet u zeker dat er geen oude versie blijft rondzwerven.
Concrete volgende stap: open uw mediabibliotheek, filter op documenten en tel hoeveel pdf’s er staan met bijna dezelfde naam. Dat aantal vertelt u meteen of u methode 1 of methode 3 nodig heeft.
