De e-mail van uw bedrijf loopt nog via het pakketje dat bij de hosting zat. Dat werkte jaren prima, tot de postbus vol raakte, tot een collega zijn agenda wilde delen, of tot de eerste mail in de spam van een klant belandde. Dan komt de vraag: overstappen naar iets serieuzers, en dan naar wat?

In de praktijk gaat de keuze bij Nederlandse mkb-bedrijven tussen twee pakketten: zakelijke e-mail via Microsoft 365 of Google Workspace. Allebei goed, allebei betrouwbaar, en de meeste bedrijven kunnen met beide uit de voeten. Hieronder de verschillen die er in de praktijk toe doen, zonder een winnaar aan te wijzen, want die is er niet.

Eerst: waarom niet gewoon de mail van uw hosting?

Voor een eenmanszaak met weinig mail kan hostingmail volstaan. Maar er zitten drie beperkingen aan die met de tijd gaan knellen. De opslagruimte is meestal klein, waardoor u regelmatig moet opruimen. Het beheer van gebruikers, aliassen en doorstuurregels is omslachtig. En de bezorging is doorgaans zwakker: hostingservers delen hun IP-adres met tientallen andere websites, dus als één daarvan spam verstuurt, heeft u er last van.

Daar komt bij dat een gedeelde postbus, een gedeelde agenda en documenten die twee mensen tegelijk bewerken bij hostingmail niet of nauwelijks bestaan. Zodra u met meer dan twee mensen werkt, is dat vaak het moment om over te stappen.

Microsoft 365: waar het sterk in is

Microsoft 365 Business Basic of Standard geeft u Exchange-mail op uw eigen domein, Teams, SharePoint en OneDrive, en bij Standard ook de bureaubladversies van Word, Excel en Outlook.

Het past goed als uw bedrijf al met Office-bestanden werkt. Boekhouders, accountants, bouwbedrijven met calculaties in Excel, advocaten met documenten in Word: die hebben aan de webversies van Google vaak niet genoeg. Complexe Excel-modellen met macro’s draaien nu eenmaal in Excel en nergens anders even goed.

Outlook is daarnaast een uitgebreid mailprogramma met veel mogelijkheden voor regels, gedeelde postbussen en agendabeheer. Wie gewend is aan mappenstructuren voelt zich er meteen thuis. Het beheerpaneel is krachtig maar niet overzichtelijk; er zijn meerdere portalen en instellingen zitten soms diep weggestopt.

Google Workspace: waar het sterk in is

Google Workspace geeft u Gmail op uw eigen domein, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets en Meet.

De kracht zit in eenvoud en in samenwerken. Het beheerpaneel is voor een niet-technische ondernemer beter te begrijpen: gebruikers, aliassen en groepen zitten waar u ze zou verwachten. Zoeken in de mail is uitstekend, wat vooral telt als u liever archiveert dan mappen aanmaakt.

Tegelijk werken documenten in Drive standaard samen: twee mensen in hetzelfde bestand, versiegeschiedenis, delen via een link met rechten. Dat kan bij Microsoft ook, maar bij Google is het het uitgangspunt in plaats van een optie. Voor bureaus, adviespraktijken en teams die veel samen schrijven is dat prettig.

De keerzijde: wie zwaar op Excel of op complexe Word-opmaak leunt, loopt tegen grenzen aan. Bestanden converteren gaat goed maar niet perfect, en dat kost af en toe irritatie.

Vergelijking op de punten die tellen

  • Prijs. De instappakketten van beide liggen in dezelfde orde van grootte, ruwweg zes tot veertien euro per gebruiker per maand, afhankelijk van het niveau. Reken bij Microsoft goed na of u de bureaubladversies van Office nodig heeft; dat is het grootste prijsverschil.
  • Opslag. Beide bieden ruim voldoende voor normaal gebruik. Google verdeelt de opslag over mail en Drive samen; Microsoft splitst postbus en OneDrive.
  • Bezorging. Nauwelijks verschil; beide zijn aanzienlijk beter dan hostingmail, mits u SPF, DKIM en DMARC correct instelt.
  • Beheer. Google is toegankelijker voor wie het zelf doet. Microsoft biedt meer knoppen, wat een voordeel is als u een IT-partij heeft.
  • Vergaderen. Teams is dieper geïntegreerd met chat en bestanden; Meet is eenvoudiger en start sneller.
  • AVG. Beide bieden een verwerkersovereenkomst en de mogelijkheid om gegevens binnen de EU op te slaan. Regel dat expliciet en leg het vast; het gaat niet vanzelf goed.

Een praktische afweging die vaak doorslaggevend blijkt: waar zit uw boekhouder, uw branchesoftware en uw belangrijkste klant al? Aansluiten bij wat uw omgeving gebruikt, scheelt gedoe bij het uitwisselen van bestanden en agenda’s.

Wat het betekent voor uw website

Dit is het deel dat bij een overstap het vaakst misgaat. Uw e-mail en uw website delen dezelfde domeinnaam maar draaien op verschillende servers. De koppeling daartussen loopt via DNS-records, en juist daar ontstaan de problemen.

Let op deze drie punten:

  1. MX-records wijzigen, A-record niet. Bij een overstap past u de MX-records aan zodat mail naar Microsoft of Google gaat. Het A-record dat naar uw website wijst blijft ongemoeid. Wie beide tegelijk aanpast, haalt per ongeluk de site offline. De achtergrond hiervan staat in de uitleg over DNS voor ondernemers.
  2. SPF, DKIM en DMARC opnieuw instellen. Uw nieuwe provider levert de waarden aan. Vergeet niet dat ook uw website mail verstuurt (contactformulieren, bestelbevestigingen) en dat die afzender in het SPF-record moet passen.
  3. De mail van WordPress apart regelen. Uw website verstuurt standaard via de webserver. Na een overstap valt dat des te meer op, omdat de rest van uw mail dan wél netjes is ingesteld. Laat uw site verzenden via een verzenddienst of via een SMTP-account van uw nieuwe pakket.

Plan de overstap buiten piekmomenten en verlaag de TTL van uw DNS-records een dag van tevoren, zodat een wijziging snel doorwerkt. Loopt de website ook nog eens mee in een verhuizing, lees dan hoe u een website verhuist voordat u begint; de twee klussen tegelijk doen vraagt om extra voorzichtigheid.

Praktijkvoorbeeld

Een architectenbureau met zes medewerkers in Groningen twijfelde lang. Ze werkten met zware tekenbestanden en met Excel-calculaties, maar wilden ook makkelijker samen schrijven aan projectvoorstellen. Uiteindelijk werd het Microsoft 365, om één reden: hun projectsoftware had een directe koppeling met Outlook en SharePoint, en die met Google bestond niet.

Dat is een goed voorbeeld van hoe zo’n keuze in de praktijk valt. Niet op een functievergelijking, maar op wat er al aan systemen omheen staat. Was de doorslaggevende software Google-vriendelijk geweest, dan was het andersom gegaan en had dat evengoed gewerkt.

Tot slot

Maak de keuze niet ingewikkelder dan hij is. Inventariseer welke bestanden u dagelijks gebruikt en welke software er aan uw mail en agenda hangt. Past dat bij Office, kies Microsoft. Werkt u vooral in de browser en samen aan documenten, kies Google. Beide bevallen doorgaans prima, en overstappen kan later opnieuw, alleen met meer moeite.

Regel wel vóór de overstap wie de DNS-wijzigingen doet en wie controleert of uw website daarna nog mail verstuurt. Dat is een kwartier werk als het van tevoren belegd is, en een lastige middag als niemand het had bedacht. Wij pakken dat soort wijzigingen op binnen het beheer van de website, maar het gaat er vooral om dat iemand het doet en dat het getest wordt.