Voor de meeste bedrijven is de website een etalage. Voor een administratie- of accountantskantoor is hij dat ook, maar er komt iets bij: er worden stukken aangeleverd, er staan fiscale bedragen op die elk jaar veranderen, en er hangt vaak een klantportaal aan. Website onderhoud voor een accountant heeft daardoor een zwaarder accent op vertrouwelijkheid en op actualiteit dan bij een gemiddeld kantoor.

Dat hoeft geen ingewikkeld verhaal te worden. Het gaat om een handvol punten die u structureel afdekt.

Wat er via uw site binnenkomt is vertrouwelijk

Een contactformulier bij een accountantskantoor is zelden alleen naam en vraag. Er wordt gevraagd om jaarcijfers, om een loonstrook, om een uittreksel, om een burgerservicenummer. Bezoekers sturen dat gewoon mee als bijlage of typen het in een opmerkingenveld.

Drie dingen zijn dan van belang.

Waar komt het terecht? Veel formulierplugins bewaren elke inzending in de database van uw site, ook als er een mail wordt verstuurd. Dat betekent dat er op uw webserver een groeiend archief met vertrouwelijke gegevens staat, achter één inlogscherm. Zet die opslag uit als u hem niet nodig heeft, of stel een korte bewaartermijn in.

Hoe komt het bij u? Per gewone mail is niet versleuteld op het hele traject. Voor het aanleveren van stukken is een beveiligd portaal of een aparte uploadomgeving de juiste route, en het formulier op uw site zou daarnaar moeten verwijzen in plaats van bijlagen te accepteren.

Wie kan erbij? Elke gebruiker met beheerdersrechten kan bij die inzendingen. Kijk periodiek wie er nog een account heeft. Accounts van oud-medewerkers en van de bouwer van drie jaar geleden zijn de meest voorkomende openstaande deur; zie het opruimen van gebruikers en rechten in WordPress.

Het klantportaal: uw grootste afhankelijkheid

Hangt er een inlogomgeving aan uw site, dan is dat het onderdeel dat de meeste aandacht vraagt. Portalen draaien meestal op een ledenplugin, soms met een koppeling naar uw boekhoudpakket.

Vier vaste controles:

  1. Test na elke update of inloggen nog werkt, met een echt testaccount en niet alleen als beheerder. Beheerders zien vaak niet wat een klant ziet.
  2. Controleer of afgeschermde pagina’s echt afgeschermd zijn. Een veelgemaakte fout is dat de pagina’s beveiligd zijn maar de geüploade bestanden niet, waardoor een direct bestandsadres toch werkt.
  3. Zet tweestapsverificatie aan voor beheerders, en overweeg het ook voor klanten die bij hun eigen stukken kunnen.
  4. Kijk of de zoekmachines het portaal niet indexeren. Klinkt vanzelfsprekend, komt regelmatig voor.

Werkt u met een extern portaal van uw softwareleverancier, dan is de site alleen de doorgeefluik. Dat is technisch eenvoudiger, maar controleer dan wel of de link nog naar de juiste omgeving wijst na een leverancierswissel.

Fiscale teksten: elk jaar dezelfde klus

Kantoren schrijven graag over bedragen en drempels. Dat werkt goed voor de vindbaarheid, want mensen zoeken erop. Maar het is ook de snelst verouderende inhoud die er bestaat: bedragen, tarieven en drempels wijzigen jaarlijks.

Een verouderd bedrag op de site van een accountant is schadelijker dan elders, want u wordt geacht dit te weten. Maak er daarom een vaste jaarlijkse ronde van, bij voorkeur in december of januari.

  • Zoek op uw eigen site naar jaartallen en naar het euroteken en loop die pagina’s langs.
  • Zet bij elk artikel met bedragen een zichtbare datum van de laatste controle. Dat is eerlijk naar de lezer en het dwingt u tot bijwerken.
  • Overweeg om bij snel verouderende onderwerpen te verwijzen naar de officiële bron in plaats van bedragen over te nemen.
  • Verwijder liever een verouderd artikel dan het te laten staan.

Deze aanpak past goed in een breder ritme van inhoud actueel houden, zoals beschreven in het stuk over een vast ritme voor uw teksten.

Bereikbaarheid rond de piekmomenten

Uw drukte is voorspelbaar: de aangifteperiode, de aanloop naar de jaarrekening, en de weken rond loonaangiftes. In die periodes komt er meer verkeer binnen en zijn de gevolgen van een storing groter, omdat klanten juist dan iets moeten aanleveren.

Plan onderhoud daar dus omheen. Geen updates in de laatste week voor een aangiftedeadline, wel in de rustige periode daarna. En zorg dat er in die drukke weken iemand bereikbaar is die een storing kan oppakken, ook als uw eigen kantoor overloopt.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een administratiekantoor in het noorden van het land ontdekte bij een controle dat er in de database van de site ruim vierduizend formulierinzendingen stonden, opgebouwd over zeven jaar. Daar zaten bijlagen bij met loonstroken en jaarcijfers. Niemand had die opslag ooit bewust aangezet; het was de standaardinstelling van de formulierplugin.

De inzendingen zijn geëxporteerd waar dat administratief nodig was, de rest is verwijderd, de opslag is uitgezet en er is een verwijzing naar het beveiligde portaal in het formulier gezet. Dat was een halve dag werk. Het risico dat daarmee wegviel, was aanzienlijk groter dan de moeite.

De basis eronder blijft hetzelfde

Onder al het bovenstaande ligt gewoon onderhoud: tijdige updates, dagelijkse back-ups buiten de server, een firewall met blokkade op herhaalde inlogpogingen, en controle of formulieren aankomen. Dat verschilt niet van andere kantoren. Wat wel verschilt, is dat u bij een incident eerder de vraag krijgt of er gegevens zijn gelekt, en dat u dan moet kunnen laten zien hoe uw site was ingericht.

Wij leggen bij dit soort kantoren daarom vast wat er is gedaan en wanneer, zodat er een dossier ligt als er ooit iets gebeurt. Dat rapportagedeel hoort bij WebMaintor bij het onderhoud met een maandelijkse terugkoppeling. Wij zijn geen fiscalisten of juristen: voor de inhoudelijke kant van uw teksten en uw verwerkingsregister blijft uw eigen vakkennis leidend.

Concrete volgende stap: open uw formulierplugin en kijk of er inzendingen worden opgeslagen. Staat de teller op meer dan een paar honderd, dan heeft u vanmiddag een nuttige klus.