Vraag tien ondernemers wat hun website per jaar kost en u krijgt tien keer een bedrag dat te laag is. Meestal noemen ze de hostingfactuur, soms het domein erbij. De rest zit verspreid over losse afschrijvingen, een jaarlicentie die automatisch wordt verlengd, een factuur van de webbouwer voor “wat kleine aanpassingen” en de uren die iemand op kantoor eraan besteedt zonder dat die ergens worden geboekt.

Dat is jammer, want de werkelijke website kosten per jaar zijn zelden schokkend hoog. Ze zijn alleen onzichtbaar, en wat onzichtbaar is kunt u niet afwegen tegen wat het oplevert. In dit artikel zetten we alle posten op een rij, met bedragen die in de Nederlandse markt realistisch zijn, zodat u voor uw eigen bedrijf een eerlijk totaal kunt maken.

De vaste posten die iedereen kent

Begin met wat er sowieso jaarlijks van uw rekening gaat. Deze drie zijn bij vrijwel elk bedrijf hetzelfde.

  • Domeinnaam. Een .nl kost ruwweg 10 tot 20 euro per jaar, een .com iets meer. Heeft u meerdere extensies of schrijffouten vastgelegd, tel die er dan bij op. Vijf domeinen zijn zo 75 euro.
  • Hosting. Hier lopen de bedragen ver uiteen. Gedeelde hosting bij een grote aanbieder begint rond 5 euro per maand; een fatsoenlijk pakket voor een zakelijke WordPress-site zit eerder tussen 10 en 30 euro per maand. Managed WordPress-hosting begint rond 25 euro en loopt op naar 60 euro voor drukkere sites.
  • SSL-certificaat. Bij de meeste hosters gratis inbegrepen via Let’s Encrypt. Betaalt u hier nog 100 euro per jaar voor, dan is dat meestal een restant uit een oud contract.

Voor een gemiddeld mkb-bedrijf met één site komt u hiermee op zo’n 150 tot 500 euro per jaar. Dat is het deel dat mensen noemen als u ernaar vraagt. En het is meestal minder dan de helft van het totaal.

De posten die vergeten worden

Hier zit het verschil. Deze kosten lopen door, ook als er niemand naar kijkt.

Premium plugins en thema’s. Een formulierplugin, een SEO-plugin, een pagebuilder, een boekingsmodule, een koppeling met uw boekhouding: elk zo’n 50 tot 200 euro per jaar aan licentie. Vier of vijf betaalde plugins zijn bij een zakelijke site geen uitzondering, dus reken op 200 tot 600 euro. Belangrijk: laat u een licentie verlopen, dan blijft de plugin werken maar krijgt hij geen updates meer, en dat is precies waar beveiligingsproblemen beginnen.

Zakelijke e-mail. Microsoft 365 of Google Workspace kost ongeveer 6 tot 12 euro per gebruiker per maand. Bij vijf medewerkers is dat 400 tot 700 euro per jaar. Het hoort strikt genomen niet bij de website, maar het hangt wel aan hetzelfde domein en het komt op dezelfde begroting terecht.

Onderhoud en updates. Of u dit nu uitbesteedt of zelf doet, het kost geld. Uitbesteed zit een basisabonnement in Nederland ruwweg tussen 50 en 150 euro per maand, afhankelijk van wat erin zit. Doet u het zelf, dan is het een uur per maand van iemand die het kan, en dat uur is ook niet gratis.

Aanpassingen door het jaar heen. Nieuwe teamfoto’s, een gewijzigde openingstijd, een extra dienstpagina, een prijslijst die moet worden bijgewerkt. Bij de meeste bedrijven is dit vier tot tien uur per jaar. Tegen een uurtarief van 75 tot 110 euro loopt dat op tot 300 à 1.100 euro.

Onvoorziene reparaties. Een update die iets breekt, een formulier dat stilletjes stopt met verzenden, een checkout die vastloopt. Reken op één zo’n incident per jaar. Het losse tarief hiervoor ligt in Nederland doorgaans tussen 89 en 250 euro. Wat de zwaardere variant kost, leest u in het overzicht van de kosten van hackherstel.

Een voorbeeld: installatiebedrijf in Apeldoorn

Een installatiebedrijf met twaalf medewerkers en een WordPress-site van zes pagina’s zette op ons verzoek alles op papier. Domein en hosting: 240 euro. Drie plugin­licenties: 290 euro. Microsoft 365 voor acht mensen: 860 euro. Onderhoudsabonnement: 948 euro. Losse aanpassingen: zeven uur, 560 euro. Eén storing na een thema-update: 145 euro.

Totaal: net onder de 3.100 euro per jaar. De directeur had vooraf “een euro of vijfhonderd” gezegd. Niet omdat hij slordig is, maar omdat het over zes verschillende facturen verspreid stond, waarvan drie automatische incasso’s die nooit werden bekeken.

Het interessante deel kwam daarna. Diezelfde website leverde in dat jaar tweeëntwintig offerteaanvragen op, waarvan er zeven een opdracht werden. Toen dat bedrag naast de 3.100 euro kwam te staan, veranderde het gesprek van “wat kost dat ding” naar “waar kunnen we bijsturen”. Dat is precies de winst van dit rijtje maken.

Website kosten per jaar: een realistisch budget

Grof ingedeeld, exclusief btw en exclusief e-mail:

  • Eenvoudige informatieve site, zzp of klein bedrijf: 400 tot 1.200 euro per jaar.
  • Zakelijke site met formulieren, meerdere diensten, actief onderhoud: 1.200 tot 3.000 euro per jaar.
  • Webshop met koppelingen, betaalmethoden en dagelijkse back-ups: 3.000 tot 8.000 euro per jaar.

Ligt u daar ver onder, dan betaalt u waarschijnlijk ergens anders: in uren van uw eigen mensen, in risico dat u loopt, of in omzet die u misloopt doordat de site traag of verouderd is. Ligt u er ver boven, dan is het de moeite waard om per post te kijken wat u er werkelijk voor terugkrijgt. Wat er in een onderhoudspost hoort te zitten, kunt u naast de tarieven voor websiteonderhoud leggen om te zien of uw bedrag in verhouding staat.

Zo maakt u uw eigen overzicht

Reserveer een halfuur en doe dit in deze volgorde. Zoek in uw boekhouding op de laatste twaalf maanden en filter op alle terugkerende bedragen onder de 100 euro; daar zitten de licenties en het domein. Kijk daarna naar afschrijvingen op de zakelijke creditcard, want daar staan buitenlandse plugin-abonnementen vaak op. Tel vervolgens de uren op die uw eigen mensen aan de site besteden, ook al zijn dat er maar twee per maand. En zet er tot slot bij wat een dag offline zijn u zou kosten aan gemiste aanvragen.

Dat laatste getal maakt de rest ineens beter te beoordelen. Kost uw hele website 2.000 euro per jaar en loopt u bij twee dagen uitval al 4.000 euro mis, dan weet u meteen waar u niet op moet bezuinigen. De keerzijde geldt ook: hoe u herkent of goedkope hosting u uiteindelijk meer kost, staat in de analyse van goedkope hosting.

Concrete volgende stap: exporteer uw grootboek van de afgelopen twaalf maanden, zoek op de woorden “hosting”, “domein”, “licentie” en de naam van uw webbouwer, en zet de bedragen in één simpel overzicht. Bijna iedereen vindt daarbij minstens één abonnement dat allang niet meer wordt gebruikt.