Uw leverancier stuurt een spreadsheet met vierhonderd nieuwe artikelen. Handmatig invoeren kost dagen, dus u gebruikt de importfunctie van WooCommerce. Twintig minuten later heeft u vierhonderd producten. En achthonderd, want de import heeft de bestaande artikelen niet herkend en alles dubbel aangemaakt. Afbeeldingen ontbreken, de prijzen staan zonder btw en alles hangt in de categorie “Ongecategoriseerd”.

Producten importeren in WooCommerce is een krachtige functie, maar juist omdat hij zo veel tegelijk doet, is een fout niet met één klik terug te draaien. In dit artikel loopt u door een stappenplan dat de meeste ellende voorkomt: het bestand voorbereiden, een testimport doen, de resultaten controleren en, als het toch misgaat, netjes herstellen.

Stap 1: begin met een back-up en een export

Voordat u ook maar één bestand uploadt: maak een volledige back-up van de webshop, inclusief database. Een import wijzigt honderden rijen in de database, en de enige betrouwbare manier om terug te gaan is een back-up van vlak ervoor.

Exporteer daarna eerst uw huidige producten via WooCommerce, Producten, Exporteren. Dat bestand heeft twee doelen. U ziet precies welke kolomnamen WooCommerce verwacht, en u heeft een tweede vangnet als de import bestaande producten overschrijft. Bewaar de export met datum in de naam.

Stap 2: het CSV-bestand voorbereiden

Het bestand van uw leverancier is vrijwel nooit direct bruikbaar. Deze punten zijn bepalend:

  • Kolomnamen. Gebruik de namen uit uw eigen export als voorbeeld. WooCommerce kan kolommen tijdens de import koppelen, maar hoe dichter het bestand bij het verwachte formaat ligt, hoe minder kans op fouten.
  • ID en SKU. Dit is de belangrijkste kolom. Wilt u bestaande producten bijwerken in plaats van dubbel aanmaken, dan moet de SKU (artikelnummer) exact overeenkomen met wat al in de shop staat, en moet u bij de import de optie “bestaande producten bijwerken” aanvinken. Zonder SKU heeft WooCommerce geen manier om te weten dat een product al bestaat.
  • Prijzen. Voer prijzen in zoals uw shop ze verwacht: inclusief of exclusief btw, afhankelijk van uw btw-instellingen. Gebruik een punt als decimaalteken, geen komma, tenzij u zeker weet dat de importer de komma accepteert. Een verkeerd decimaalteken maakt van 12,50 opeens 1250.
  • Categorieën. Schrijf ze exact zoals ze in de shop heten, met een groter-dan-teken voor subcategorieën (Tuin > Gereedschap). Een tikfout maakt een nieuwe categorie aan.
  • Afbeeldingen. De importer verwacht volledige URL’s. Staan de afbeeldingen nog niet online, upload ze dan eerst naar de mediabibliotheek of naar een map op de server en zet die adressen in het bestand. Meerdere afbeeldingen scheidt u met een komma.
  • Variabele producten. Die bestaan uit een hoofdrij (type “variable”) en een rij per variatie (type “variation”) met een verwijzing naar de hoofdrij. Dit is het onderdeel waar de meeste imports op stuklopen. Doe dit met een klein aantal producten eerst.
  • Gewicht en afmetingen. Vergeet ze niet; verzendkoppelingen hebben ze nodig om het juiste etiket te kiezen.

Sla het bestand op als UTF-8. Een bestand uit Excel in het verkeerde tekenformaat verandert “café” in “café” en dat staat dan op honderden productpagina’s.

Stap 3: een testimport met tien producten

Knip tien representatieve rijen uit het bestand: een simpel product, een variabel product met variaties, een product met meerdere afbeeldingen, een product dat al bestaat. Importeer die tien op een staging-omgeving, of als die er niet is, op de live shop maar met de status “concept” zodat klanten ze niet zien.

Controleer daarna per product: naam, prijs, btw-klasse, categorie, afbeeldingen, voorraad, SKU. Open ook de productpagina aan de voorkant. Een product kan in het beheer prima lijken en aan de voorkant toch een lege afbeelding tonen omdat de URL niet bereikbaar was.

Als de test niet goed gaat, pas het bestand aan en verwijder de tien testproducten volledig (ook uit de prullenbak, anders blijven de SKU’s bezet). Herhaal tot alles klopt. Deze ronde kost een half uur en bespaart u het handmatig corrigeren van honderden producten.

Stap 4: de volledige import

Nu pas het hele bestand. Doe dit op een rustig moment, niet op zaterdagochtend als de shop druk is. Grote bestanden kunnen de import laten stilvallen door een tijdslimiet van de server; de importer van WooCommerce werkt in stukjes, maar bij duizenden rijen kan het alsnog haperen. Splits het bestand dan in delen van een paar honderd rijen.

Na afloop toont WooCommerce een samenvatting: zoveel aangemaakt, zoveel bijgewerkt, zoveel overgeslagen, zoveel mislukt. Lees die goed. “Overgeslagen” betekent meestal een SKU-conflict of een lege verplichte kolom. Mislukte rijen kunt u in een apart bestand zetten en opnieuw proberen.

Stap 5: controleren wat de import niet ziet

De samenvatting zegt of de rijen zijn verwerkt, niet of ze kloppen. Loop na de import deze punten na:

  1. Filter in het productoverzicht op “Ongecategoriseerd”. Alles wat daar staat, mist een geldige categorie.
  2. Sorteer op prijs, laag naar hoog en andersom. Producten van € 0,00 of € 12500 vallen meteen op.
  3. Filter op “uitverkocht”. Ontbrak de voorraadkolom, dan staat alles op nul; hoe u dat structureel regelt leest u in het artikel over voorraadbeheer in WooCommerce.
  4. Bekijk de mediabibliotheek: zijn de afbeeldingen daadwerkelijk gedownload, of staan er alleen verwijzingen naar een externe server?
  5. Controleer de zoekfunctie en de filters aan de voorkant met een paar nieuwe producten.
  6. Leeg de cache. Categoriepagina’s tonen anders nog de oude situatie.

Als het toch is misgegaan

Dubbele producten? Filter op aanmaakdatum en verwijder de nieuwe set, of gebruik de SKU om de duplicaten te vinden. Verkeerde prijzen op honderden producten? Maak een correctiebestand met alleen SKU en prijs en importeer dat met “bestaande producten bijwerken”. Alles fout? Dan is de back-up van stap 1 de snelste weg terug, mits er in de tussentijd geen bestellingen zijn binnengekomen; is dat wel zo, dan moet u die apart veiligstellen.

Een groothandel in werkkleding uit Eindhoven vroeg ons om hulp nadat een import van hun leverancierslijst de bestaande producten had overschreven met lege omschrijvingen. De SKU’s kwamen overeen, maar de omschrijvingskolom in het nieuwe bestand was leeg, en “bijwerken” betekent in WooCommerce ook: leegmaken wat leeg is. De export van vlak ervoor bracht in een uur alles terug. Sindsdien doen wij hun kwartaalimports op staging, als vast onderdeel van het onderhoud van hun WooCommerce-shop.

Volgende stap: exporteer vandaag uw huidige producten en bewaar dat bestand. Het is de goedkoopste verzekering die u voor een import kunt afsluiten.