In het bestellingenoverzicht van uw shop staat achter elke regel een gekleurd label. De meeste ondernemers gebruiken er twee van: verwerking en voltooid. Toch stuurt elke WooCommerce orderstatus iets anders aan: welke mail er uitgaat, of de voorraad wordt afgeboekt en of een bestelling na een tijdje vanzelf verdwijnt. Wie de statussen kent, ziet binnen een minuut waar het misloopt.
Hieronder staan de standaardstatussen met wat ze werkelijk betekenen, gevolgd door de situaties waarin een bestelling blijft hangen en wat u dan doet.
De standaardstatussen op een rij
In afwachting van betaling. De bestelling is aangemaakt, de klant is naar de betaalpagina gestuurd, maar er is nog geen bevestiging van betaling binnen. De voorraad is nog niet afgeboekt en er gaat nog geen bevestiging naar de klant. Dit is een tussenstand die hoort te verdwijnen binnen enkele minuten.
Verwerking. De betaling is binnen en de bestelling wacht op verzending. Dit is de status waar het werk voor u begint. De voorraad is nu afgeboekt en de klant heeft een bevestiging gekregen.
In wacht. Er is nog geen betaling, maar de voorraad is wel al gereserveerd. Deze status wordt vaak gebruikt bij vooruitbetalen per bankoverschrijving of bij betalen op factuur. Handig, maar wel opletten: reserveert u voorraad voor bestellingen die nooit betaald worden, dan verkoopt u niets meer terwijl er wel spullen liggen.
Voltooid. Verzonden en afgehandeld. Bij downloads geeft deze status de toegang tot de bestanden vrij; dat is de reden dat digitale bestellingen automatisch op voltooid gezet moeten worden.
Geannuleerd. Handmatig of automatisch stopgezet. De voorraad komt terug. Er gaat standaard geen mail naar de klant.
Terugbetaald. Het bedrag is teruggegeven. Hoe u dat correct doet, staat in het artikel over terugbetalen in WooCommerce.
Mislukt. De betaling is geprobeerd en geweigerd, of de betaaldienst meldde een fout. Deze status verdient uw aandacht, want een deel van deze klanten wilde wel degelijk kopen.
Concept. Een bestelling die in het beheerscherm is begonnen maar nog niet is opgeslagen, of een winkelwagen waarbij de klant de kassa al was ingegaan. Deze worden na verloop van tijd automatisch opgeruimd.
Welke mails er aan hangen
Dit is de tabel die de meeste verwarring wegneemt. Standaard stuurt WooCommerce naar de klant een bevestiging bij verwerking, een bericht bij in wacht, een mail bij voltooid en een mail bij terugbetaald. Naar uzelf gaat er een melding bij een nieuwe bestelling, bij een geannuleerde en bij een mislukte bestelling.
Twee gevolgen om te onthouden. Ten eerste: zet u een bestelling handmatig van verwerking naar voltooid, dan krijgt de klant een mail met de tekst dat zijn bestelling is voltooid. Doet u dat aan het einde van de dag voor twintig bestellingen tegelijk, dan gaan er twintig mails uit. Dat is meestal precies de bedoeling, maar niet iedereen weet het.
Ten tweede: een bestelling die op in afwachting blijft staan, levert de klant helemaal geen mail op. Hij denkt dus dat er niets is gebeurd, terwijl u de bestelling wel in uw lijst ziet staan. Dat is de bron van veel telefoontjes.
Komen die mails helemaal niet aan, dan is dat een apart probleem met een eigen oorzaak. Wat u daaraan doet, leest u in het artikel over webshopmails die niet aankomen.
Bestellingen die blijven hangen
Verreweg de meest gestelde vraag: waarom staan er bestellingen op in afwachting terwijl de klant zegt dat hij betaald heeft? Er zijn vier gebruikelijke oorzaken.
- De terugkoppeling van de betaaldienst komt niet binnen. Na een geslaagde betaling stuurt de betaaldienst een bericht terug naar uw shop. Wordt dat bericht geblokkeerd door een firewall of een beveiligingsplugin, dan blijft de bestelling staan. Dit is de meest voorkomende oorzaak.
- De klant heeft afgebroken. Hij klikte door naar de betaalpagina en sloot het venster. Dan hoort de bestelling er inderdaad zo bij te staan.
- Een geplande taak draait niet. WordPress ruimt oude bestellingen op met een interne planner. Draait die niet, dan blijven er honderden onbetaalde regels staan die uw overzicht vervuilen.
- Caching op de kassapagina. Is de bedankpagina in de cache beland, dan wordt de statuswijziging soms niet doorgezet. Sluit de kassa- en bedankpagina daarom altijd uit van paginacaching.
Controleren doet u zo: open de bestelling en kijk onderaan bij de notities. Daar logt de betaalplugin wat er is gebeurd. Staat er niets na “wacht op betaling”, dan is er nooit een terugkoppeling binnengekomen en weet u waar u moet zoeken. Kijk daarna in het logboek van uw betaalplugin en in het dashboard van de betaaldienst zelf.
Eigen statussen: nuttig of ballast?
U kunt eigen statussen toevoegen, bijvoorbeeld “in productie”, “wacht op leverancier” of “klaar om af te halen”. Dat is bij sommige bedrijven echt handig, vooral bij maatwerk of lange levertijden.
Er zitten wel haken aan. Een eigen status wordt niet herkend door uw verzendkoppeling, uw boekhoudkoppeling of uw rapportages. Een bestelling die in “wacht op leverancier” staat, verschijnt niet in het overzicht van uw pakketdienst en wordt niet meegeteld in uw omzetcijfers. Dat merkt u pas als de maandcijfers niet kloppen.
Praktische lijn: gebruik hooguit twee eigen statussen, plaats ze altijd tussen verwerking en voltooid in, en controleer per koppeling of die ermee overweg kan. Meer dan twee en het overzicht verdwijnt, zeker als er meerdere medewerkers mee werken.
Welke WooCommerce orderstatus u periodiek controleert
- Het aantal mislukte betalingen per maand. Loopt dat op, dan is er iets mis met een betaalmethode en niet met uw klanten.
- Bestellingen ouder dan een week op verwerking. Dat zijn vergeten pakketten of een haperende verzendkoppeling.
- Bestellingen op in wacht met gereserveerde voorraad. Ruim die op, anders staat uw voorraad structureel te laag.
- Het aantal concepten. Duizenden conceptregels zijn een teken dat het opruimen niet draait, en ze maken uw database onnodig zwaar.
Deze controle kost tien minuten per maand en voorkomt de meeste verrassingen. Bij shops die wij begeleiden staat dit rijtje vast op de maandelijkse lijst; het hoort bij het bewaken van de bestelstroom in een WooCommerce-shop, en het levert bij WebMaintor vaker een gesprek op over processen dan over techniek.
Concrete volgende stap: filter uw bestellingen op de status in afwachting en kijk hoeveel er ouder zijn dan een dag. Staat daar een lange lijst, open er dan een en lees de notities onderaan. Binnen twee minuten weet u of het aan uw klanten ligt of aan uw koppeling.
