Zaterdagavond, half acht. Een gezin van vier staat voor een gesloten deur, omdat de website zei dat u open was. Ze hadden nog geprobeerd te reserveren, maar het reserveringsvenster bleef leeg. Ze zijn naar de zaak twee straten verderop gegaan, en de recensie die ze de volgende dag achterlaten gaat niet over uw keuken.
Dit is waarom website onderhoud voor horeca anders is dan voor een advocaat of een installateur. Een horecasite is geen brochure die u eens per jaar bijwerkt; het is een levend document dat elke week klopt of niet klopt. De menukaart wisselt met het seizoen, de openingstijden schuiven rond de feestdagen, en het reserveringssysteem is een externe koppeling die geruisloos kan stukgaan. In dit artikel bekijken wij die drie onderdelen, plus het technische onderhoud dat eronder ligt.
Het reserveringssysteem: de koppeling die niemand controleert
De meeste restaurants reserveren via een externe dienst die in de website is ingebed, of via een knop die naar die dienst linkt. Dat werkt goed, tot het niet werkt. Een thema-update kan de ingebedde code beschadigen. Een cacheplugin kan het reserveringsvenster als statische pagina opslaan, waardoor bezoekers een verouderd beschikbaarheidsoverzicht zien. Een cookiebanner kan het script blokkeren tot de bezoeker “accepteren” klikt, en veel mensen klikken dat niet.
Omdat gasten bij een leeg venster niet bellen maar ergens anders reserveren, merkt u het zelden direct. Daarom hoort in het onderhoud van een horecasite een vaste controle: wekelijks, of minstens na elke update, de reserveringspagina openen op een telefoon, een testreservering maken en die weer annuleren. Twee minuten werk.
Leg ook vast bij welke dienst u reserveert, wie de inloggegevens heeft en welke code in de site staat. Als het venster ooit verdwijnt, wilt u het binnen een kwartier kunnen terugzetten, en niet hoeven uitzoeken welk bureau het ooit heeft geplaatst.
Het menu: pdf, tekst of plaatje?
Elke horecasite lost het menu anders op, en elke oplossing heeft een onderhoudskant.
- Een pdf uploaden. Snel gedaan, maar op een telefoon nauwelijks leesbaar, niet doorzoekbaar en na een jaar heeft u zestien oude pdf’s in de mediabibliotheek staan. Google leest ze wel, maar toont liever gewone tekst.
- Een foto van de kaart. Onleesbaar op mobiel, en toegankelijkheidstechnisch onbruikbaar.
- Het menu als gewone tekst op een pagina. Meer werk bij het aanpassen, maar het is leesbaar, vindbaar en toegankelijk. Met een menuplugin of een goed opgezette pagina is een wijziging vijf minuten werk.
- Een koppeling met uw kassasysteem. Voor grotere zaken de beste optie, maar dan is er weer een koppeling die na updates gecontroleerd moet worden.
Wat u ook kiest: spreek af wie het menu bijhoudt en hoe. Bij veel zaken is dat de eigenaar, die het ‘s nachts na sluitingstijd doet en daarbij per ongeluk een pagina sloopt. Een eenvoudige instructie, of een medewerker met de rol redacteur die alleen de menupagina mag bewerken, voorkomt veel.
Openingstijden: op drie plaatsen tegelijk
Openingstijden staan niet alleen op uw website. Ze staan ook in uw Google Bedrijfsprofiel, op sociale media, op reserveringsplatforms en op bezorgapps. Wijzigt u ze op de site maar niet in Google, dan vertelt de zoekmachine gasten iets anders dan u. Bij feestdagen is dat de grootste bron van teleurgestelde gasten die voor een gesloten deur staan.
Een praktische afspraak: één persoon is verantwoordelijk voor openingstijden, en die heeft een lijstje met alle plekken waar ze staan. Rond feestdagen, vakanties en verbouwingen loopt die persoon het lijstje af. Zet de tijden op de website als gewone tekst in de footer en op de contactpagina, en niet in een widget dat afhankelijk is van een externe dienst. Wilt u dat de site en het bedrijfsprofiel elkaar beter versterken, dan leest u in dit stuk over Google Bedrijfsprofiel en uw website hoe dat werkt.
Het technische onderhoud dat eronder ligt
Onder de reserveringen en de menukaart draait gewoon WordPress, met dezelfde behoeften als elke andere site. Updates, back-ups, beveiliging, snelheid. Bij horeca zien wij een paar specifieke aandachtspunten:
- Foto’s. Horecasites staan vol grote sfeerfoto’s, vaak rechtstreeks van de fotograaf, vijf megabyte per stuk. Op een telefoon in de trein laadt zo’n homepage tergend traag. Automatisch verkleinen en omzetten naar WebP hoort standaard aan te staan.
- Piekmomenten. Uw site is het drukst op vrijdag- en zaterdagmiddag, precies wanneer u zelf geen tijd heeft om een probleem op te merken. Monitoring die iemand waarschuwt is daarom nuttig.
- Updates op het juiste moment. Werk niet bij op vrijdagmiddag. Maandag- of dinsdagochtend, na een back-up, met een korte controle van reserveringen en menu daarna.
- Plugins die niemand meer gebruikt. De plugin voor het kerstmenu van drie jaar geleden, de oude eventkalender, de fotogalerij die vervangen is: verwijderen.
Praktijkvoorbeeld: het restaurant in Haarlem
Een restaurant in Haarlem, veertig zitplaatsen, kwam bij ons omdat de eigenaar “af en toe” klachten kreeg dat reserveren niet lukte. Bij het onderzoek bleek de cookiebanner het reserveringsscript te blokkeren zolang bezoekers niet op “accepteren” hadden geklikt. Wie de banner wegklikte of negeerde, zag een leeg vlak. Ruwweg een derde van de bezoekers, naar schatting op basis van de statistieken.
Daarnaast stonden er drie versies van de menukaart als pdf online, waarvan Google de oudste toonde in de zoekresultaten. De homepage laadde op mobiel in elf seconden door zeventien onverkleinde foto’s.
De aanpak was overzichtelijk: het reserveringsscript als noodzakelijk gemarkeerd in de cookiebanner zodat het altijd laadt, de menukaart als tekstpagina opgezet met een instructie voor de bedrijfsleider, foto’s geoptimaliseerd, oude pdf’s en plugins verwijderd. Het restaurant nam daarna een onderhoudsabonnement met maandelijkse controle, waarin de reserveringstest en de menucontrole als vaste punten staan. De eigenaar hoeft nu alleen nog het menu zelf aan te leveren.
Wekelijkse en maandelijkse routine
Wekelijks (vijf minuten): testreservering maken op een telefoon, menu en openingstijden controleren, kijken of de homepage normaal laadt.
Maandelijks (half uur, of uitbesteed): back-up, updates, formulier en reserveringen opnieuw testen, foto’s van de afgelopen maand verkleind, ongebruikte pagina’s en plugins opgeruimd.
Rond feestdagen en vakanties: openingstijden overal aanpassen, feestmenu plaatsen, reserveringssysteem instellen op de aangepaste tijden.
Wie deze routine volhoudt, heeft een site die klopt op het moment dat gasten hem bekijken. Dat is voor horeca de hele opdracht: niet de mooiste site, maar de site die zaterdag om half acht het juiste zegt.
