De website van een school of opleider werkt anders dan die van een bedrijf. Er zijn meer mensen die eraan werken, het verkeer komt in scherpe golven, en er gelden strengere verwachtingen rond toegankelijkheid. Website onderhoud voor een school is daardoor minder een technische klus en meer een kwestie van organiseren wie wat wanneer doet.

Hieronder loop ik de vier punten langs die op schoolsites het vaakst tot problemen leiden, met per punt wat u concreet regelt.

Veel redacteuren, weinig afspraken

Op een gemiddelde schoolsite hebben vijf tot vijftien mensen een account: de directie, de communicatiemedewerker, een aantal teamleiders, soms per afdeling iemand. Dat is prima, mits de rechten kloppen en er afspraken zijn.

Wat wij aanraden:

  • Geef niemand beheerdersrechten die geen plugins hoeft te installeren. Een redacteursrol volstaat voor het overgrote deel van het werk.
  • Ruim accounts op bij vertrek. Koppel dat aan het uitdienstproces, net als de sleutel van het lokaal en het mailaccount.
  • Leg een korte werkinstructie vast voor de handelingen die vaak terugkomen: een nieuwsbericht plaatsen, een document vervangen, een datum in de kalender zetten. Twee A4’tjes is genoeg.
  • Spreek af wie de eindredactie doet. Zonder die rol groeit een schoolsite in twee jaar naar tweehonderd pagina’s waarvan de helft verouderd is.

Meer over die rolverdeling in de praktijk staat in het artikel over afspraken rond wie wat wijzigt.

De aanmeldpiek: uw enige echte belastingtest

Rond open dagen en aanmeldperiodes komt er in enkele dagen meer verkeer binnen dan in een gewone maand. Bij scholen valt dat bovendien vaak samen met een online aanmeldformulier of een inschrijving voor een rondleiding, dus juist op het moment dat het druk is, moet het formulier werken.

  1. Doe geen updates in de twee weken voor een open dag. Plan die ervoor of erna.
  2. Test het aanmeldformulier een week van tevoren, met een bijlage als die mogelijk is, en controleer of de bevestiging bij de ouder aankomt.
  3. Zet caching aan voor de gewone pagina’s maar niet voor het formulier zelf.
  4. Vraag uw hosting of het pakket de piek aankan. Bij een gedeeld pakket zit er een grens op het aantal gelijktijdige bezoekers.
  5. Zorg dat aanmeldingen op twee plekken landen en niet alleen in de mailbox van één medewerker.
  6. Kijk of de belangrijkste informatie binnen één scherm staat op een telefoon; ouders kijken ‘s avonds op de bank.

Toegankelijkheid: voor overheidsgefinancierde instellingen geen vrije keuze

Voor websites van overheidsinstanties gelden in Nederland wettelijke eisen rond digitale toegankelijkheid, en veel onderwijsinstellingen vallen daar geheel of gedeeltelijk onder. Of dat voor uw school geldt, hangt af van uw rechtsvorm en financiering; wij zijn geen juristen, dus laat dat door uw bestuur uitzoeken.

Los van de vraag of het moet, is het gewoon verstandig. Dit zijn de punten waar het in de praktijk op vastloopt:

  • Pdf-bestanden. Schoolgidsen, nieuwsbrieven en formulieren staan vaak als gescande pdf op de site. Een schermlezer kan daar niets mee, en op een telefoon is het onleesbaar. Zet de kerninformatie als gewone webpagina neer en gebruik de pdf hooguit als bijlage.
  • Ontbrekende alternatieve teksten bij afbeeldingen. Dat is redactiewerk, geen techniek.
  • Te weinig contrast tussen tekst en achtergrond, vaak ontstaan doordat de huisstijlkleur licht is.
  • Video zonder ondertiteling.
  • Formulieren zonder duidelijke labels, waardoor invullen met een toetsenbord alleen niet lukt.

Begin met de eerste twee: die leveren de meeste winst per uur werk op. Een bredere aanpak vindt u in de basisuitleg over toegankelijkheid van websites.

Documenten die verouderen

Een schoolsite verzamelt documenten: schoolgids, jaarplanning, vakantierooster, protocollen, formulieren. Elk daarvan heeft een geldigheidsperiode, en er is zelden iemand die bijhoudt welke versie er online staat.

De simpelste oplossing is een jaarlijkse ronde in juni of juli, waarbij u per document controleert of het nog geldt en het schooljaar in de bestandsnaam zet. Vervang het bestand op dezelfde plek in plaats van er een nieuwe pagina bij te maken; anders staan er over drie jaar vier vakantieroosters naast elkaar en pakt Google steevast de verkeerde.

Beveiliging: meer accounts betekent meer aandacht

Een schoolsite is zelden een doelwit op zich, maar wordt wel gevonden door geautomatiseerde scans die op zoek zijn naar zwakke inloggegevens. Met tien tot vijftien accounts is de kans dat er één zwak wachtwoord tussen zit aanzienlijk. Zet daarom een blokkade op herhaalde inlogpogingen aan en verplicht tweestapsverificatie voor iedereen die meer mag dan tekst plaatsen.

Let daarnaast op wat er wordt geüpload. Formulieren waarmee ouders documenten meesturen, zijn een geliefde ingang als er geen beperking op bestandstypen staat. Sta alleen toe wat u echt nodig heeft, en bewaar die bestanden niet langer dan de aanmeldperiode duurt.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een middelbare school in het midden van het land kreeg in de week van de open dag klachten dat het aanmeldformulier voor rondleidingen niet werkte. Het formulier verstuurde wel, maar de bevestigingsmail kwam bij ouders in de ongewenste post terecht, en de interne melding ging naar het adres van een medewerker die met zwangerschapsverlof was.

Er stonden zo bijna honderd aanmeldingen ongelezen in een mailbox. Ze zijn achteraf teruggevonden, maar de school heeft twee dagen lang mensen teruggebeld met excuses. De les is niet technisch: het formulier deed het. Er was alleen niemand die controleerde waar het naartoe ging.

Het ritme dat werkt

Voor scholen werkt een ritme op schooljaar beter dan op kalenderjaar. In de zomer de grote ronde: documenten vernieuwen, verouderde pagina’s opruimen, accounts nalopen, updates uitvoeren en een back-uptest doen. In de maanden erna maandelijkse updates en controles, met een pauze rond de aanmeldpiek.

Dat is bij WebMaintor precies hoe wij het bij onderwijsinstellingen inplannen: het zware werk in de vakantie, en daarbuiten maandelijkse controles met een korte terugkoppeling zodat de communicatiemedewerker weet waar hij aan toe is.

Concrete volgende stap: kijk hoeveel mensen er op dit moment een account op uw site hebben en hoeveel daarvan beheerdersrechten hebben. Dat getal is bijna altijd hoger dan verwacht.