Bij transport- en logistiekbedrijven wordt de website vaak gezien als bijzaak. Het werk komt binnen via vaste relaties en via de telefoon, en de site is er voor de netheid. Toch is website onderhoud voor een transportbedrijf belangrijker dan het lijkt, om een reden die weinig met vracht te maken heeft: het is inmiddels een van uw belangrijkste kanalen voor het vinden van chauffeurs en planners.

Daarnaast zijn er twee andere sporen die stil kunnen vallen zonder dat iemand het merkt: de offerteaanvraag en de zendingzoekfunctie. Hieronder loop ik alle drie langs.

Vacatures: uw site is uw belangrijkste wervingsmiddel

Een chauffeur die overweegt te wisselen, kijkt op zijn telefoon naar uw site voordat hij belt. Wat hij daar vindt, bepaalt of hij belt. Drie dingen gaan daar structureel mis.

Verouderde vacatures. Een advertentie voor een functie die al vervuld is, staat er soms jaren. Dat kost u niet alleen kandidaten, het geeft ook de indruk dat er niemand op let.

Sollicitatieformulieren die stilvallen. Vooral formulieren waarmee een cv geüpload kan worden zijn kwetsbaar: een limiet op de bestandsgrootte bij uw hosting laat een upload van vijf megabyte mislukken, en de kandidaat krijgt een lege pagina. Wat u daaraan doet staat in het artikel over de maximale uploadgrootte.

Een vacaturepagina die niet leest op een telefoon. Uw kandidaat zit niet achter een bureau. Test de vacaturepagina op een telefoon en kijk of het sollicitatieknopje binnen één scherm zichtbaar is.

Praktische afspraak: zet bij elke vacature een sluitdatum in het beheerscherm en laat iemand maandelijks de lijst nalopen. Dat is vijf minuten werk en het scheelt gemiste kandidaten.

Offerteaanvragen: het formulier dat niemand test

Bij transport gaan de aanvragen vaak over specifieke ladingen, afmetingen en data. Dat betekent langere formulieren met meer velden, en langere formulieren breken vaker.

  1. Stuur elke maand een testaanvraag vanaf een extern mailadres, met een herkenbare naam, en controleer of hij aankomt.
  2. Laat aanvragen naar meer dan één ontvanger gaan. Eén planner die met vakantie is, mag geen gat in uw aanvragen betekenen.
  3. Gebruik een verzenddienst voor uitgaande mail. Mails die rechtstreeks vanaf de webserver worden verzonden, komen bij zakelijke ontvangers steeds vaker in de ongewenste post.
  4. Zorg dat het formulier ook een kopie opslaat of doorstuurt naar uw systeem, zodat een verdwenen mail niet betekent dat de aanvraag weg is.
  5. Houd het spamfilter in de gaten. Formulieren bij transportbedrijven trekken veel geautomatiseerde rommel; een goed filter voorkomt dat echte aanvragen daarin ondergaan.

Zendingzoeken en klantportalen

Veel bedrijven bieden een mogelijkheid om met een zending- of ordernummer de status op te vragen. Dat loopt via een koppeling met uw transportmanagementsysteem of via het portaal van uw softwareleverancier.

Belangrijk om te weten: dat is een koppeling, en koppelingen zijn het onderdeel dat bij updates het eerst breekt. Test die functie standaard na elke update van WordPress, van de betreffende plugin en na elke wijziging bij uw hosting. Doe dat met een echt nummer, niet door alleen te kijken of de pagina laadt.

Let daarnaast op afscherming. Een zoekfunctie waarbij iemand met een willekeurig nummer gegevens van een andere klant kan opvragen, is een datalek in de dop. Laat controleren of er een tweede gegeven nodig is, bijvoorbeeld een postcode, voordat er informatie verschijnt.

Certificeringen en documenten actueel houden

Transportbedrijven zetten graag hun keurmerken en certificaten op de site, en terecht: opdrachtgevers kijken ernaar. Maar certificaten verlopen. Een verlopen certificaatlogo of een pdf uit 2021 met een geldigheidsdatum die voorbij is, valt op bij precies de partij die u wilt overtuigen.

Zet daarom de vervaldatum van elk getoond document in dezelfde agenda waarin de hercertificering staat. Loop bij die gelegenheid meteen uw algemene voorwaarden na: die staan vaak als pdf op de site en worden zelden vervangen als er een nieuwe versie is.

Snelheid: uw bezoeker zit langs de weg

Een deel van uw bezoekers kijkt op een telefoon met een matige verbinding: een chauffeur in de cabine, een planner onderweg. Dat maakt de laadtijd op mobiel belangrijker dan bij een kantoorsite. Twee dingen maken een transportsite meestal onnodig zwaar: grote foto’s van het wagenpark die rechtstreeks van de fotograaf komen, en ingesloten kaarten op elke pagina in plaats van alleen op de contactpagina.

Laat afbeeldingen automatisch verkleinen en omzetten naar een lichter formaat, en zet een kaart pas na een klik. Dat kost een uur werk en levert bij dit soort sites vaak een halve seconde op. Meet het verschil op een vacaturepagina en niet op de startpagina, want dat is de pagina waar het geld zit.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een transportbedrijf met ongeveer dertig trekkers in Zuid-Nederland zocht al maanden chauffeurs en kreeg vrijwel geen reacties via de site, terwijl de advertenties elders wel werkten. De sollicitatieknop op de vacaturepagina verwees naar een formulier dat na een pluginupdate een foutmelding gaf zodra iemand een bestand toevoegde. Wie geen cv meestuurde, kwam wel door; wie dat wel deed, kreeg een rood vlak te zien.

Zo’n storing meldt niemand. De sollicitant probeert het één keer en gaat verder naar het volgende bedrijf. Sindsdien staat er een maandelijkse testsollicitatie met een bijlage in de planning, en dat kost twee minuten.

De basis: saai maar noodzakelijk

Onder deze drie sporen ligt gewoon technisch beheer: updates die eerst op een kopie worden getest, back-ups buiten de server, een firewall en controle op de logbestanden. Voor een transportbedrijf komt daar één specifiek punt bij: uw site is vaak gekoppeld aan uw bedrijfsmail op hetzelfde domein. Raakt uw domein besmet doordat een verwaarloosde site wordt misbruikt voor spam, dan komt uw zakelijke post niet meer aan bij opdrachtgevers. Dat is voor u een groter probleem dan een paar uur offline zijn.

Wij plannen bij dit soort bedrijven de controles bewust op momenten dat het rustig is, en testen na elke update de drie paden die geld of mensen opleveren. Dat pakket valt bij WebMaintor onder het maandelijkse beheer met vaste controlepunten. Zie ook hoe u uw domein beschermt tegen misbruik in mailverkeer.

Concrete volgende stap: solliciteer vandaag op uw eigen vacature, met een bijlage, vanaf uw telefoon. Wat er dan gebeurt, weet u waarschijnlijk niet, en dat is precies het punt.