Uw website tijdens een bedrijfssluiting is het soort onderwerp waarbij niets lijkt te gebeuren en er juist van alles kan misgaan. De bouwvak, de weken tussen kerst en oud en nieuw, of gewoon drie weken waarin u met het hele team weg bent: de deur gaat op slot, maar uw domein blijft dag en nacht bereikbaar voor de rest van de wereld.

De schade zit zelden in iets spectaculairs. Meestal is het een formulier dat het al de tweede dag niet meer deed, een verlopen certificaat, of een update die halverwege bleef hangen. Niemand die het merkt, want er is niemand. Onderstaande punten kosten samen een uurtje en halen het grootste deel van dat risico weg.

Vier weken van tevoren: het technische deel

  1. Werk alles bij en test daarna. Doe de updates ruim voor de sluiting, niet op de laatste vrijdag. U wilt tijd hebben om een probleem op te lossen terwijl uw mensen er nog zijn.
  2. Controleer vervaldatums. Domeinnaam, SSL-certificaat, pluginlicenties en eventueel uw hostingpakket. Valt er iets binnen de sluitingsperiode af, verleng het nu.
  3. Kijk of automatisch verlengen echt aanstaat en of het daaraan gekoppelde betaalmiddel nog geldig is. Een verlopen creditcard is een van de vaakst voorkomende oorzaken van een site die tijdens de vakantie verdwijnt.
  4. Zet een verse back-up buiten uw server. Niet alleen bij de hosting, maar op een tweede plek. Controleer ook of u weet hoe u hem terugzet, of wie dat kan.
  5. Zet automatische updates op alleen beveiliging. U wilt tijdens de sluiting geen grote pluginversie die de opmaak omgooit. Beveiligingspatches mogen wel door.

Dat laatste punt is een afweging waar mensen verschillend over denken. Wat er precies mee te winnen en te verliezen valt, leest u in de afweging rond automatisch bijwerken.

Een week van tevoren: het praktische deel

  1. Test elk formulier zelf. Stuur een echte aanvraag naar uw eigen adres en kijk of hij aankomt, ook in de spammap. Dit is het punt dat het vaakst misgaat en de meeste omzet kost.
  2. Zet uw sluiting op de site. Een korte melding bovenaan met de datum waarop u weer bereikbaar bent, plus wat mensen in de tussentijd kunnen doen. Niet alleen “wij zijn gesloten”, maar ook “u kunt uw aanvraag achterlaten, wij reageren op 6 januari”.
  3. Pas uw Google-bedrijfsprofiel aan. Daar staan speciale openingstijden voor feestdagen. Dat scheelt boze bezoekers voor een dichte deur.
  4. Zorg dat aanvragen ergens landen. Als alle formulieren naar één mailbox gaan die niemand opent, zet er dan tijdelijk een tweede ontvanger bij, of laat ze doorsturen naar een adres dat wel gelezen wordt.
  5. Zet uw meldingen goed. Uptime-bewaking hoort naar een telefoon te gaan die iemand bij zich heeft. Een melding in een mailbox die twee weken dicht staat, is geen bewaking.
  6. Leg de noodgegevens klaar. Wie belt u als de site eruit ligt, en welke inloggegevens heeft die persoon nodig? Zet het in uw wachtwoordkluis en deel het met minstens één collega.

Wat u expliciet níet moet doen

Zet uw website niet op onderhoudsmodus voor de hele periode. Dat blokkeert ook zoekmachines en levert bij een langere sluiting echt verlies aan zichtbaarheid op. Een gewone melding op de site doet hetzelfde werk zonder die schade.

Plan ook geen grote wijziging vlak voor de sluiting. Een nieuw thema, een verhuizing naar een andere hosting of een omzetting van uw webshop hoort niet in de week voor de vakantie. Het klinkt aantrekkelijk (“dan hebben we er geen last van”), maar u zit twee weken met een site die niemand controleert terwijl er net van alles is veranderd.

En zeg geen abonnement op voor de sluitingsmaanden. Dat lijkt slim, maar het is precies de periode waarin toezicht het meeste waard is.

Wie let er op uw website tijdens de bedrijfssluiting?

Dat hangt af van wat de site voor u doet. Bij een bedrijf dat volledig dicht is en waar de website vooral informatief is, kan het zonder toezicht. Kan er in de tussentijd besteld worden, of komen er aanvragen binnen die een concurrent anders krijgt, dan wilt u dat iemand meekijkt.

Wat “meekijken” minimaal betekent: een melding als de site niet bereikbaar is, een back-up die doorloopt, en iemand die binnen een dag kan handelen. Dat is een bescheiden voorziening, en het is meestal onderdeel van het contract dat u toch al voor uw site heeft lopen. Vraag het na voordat u vertrekt, want de aanname dat het geregeld is, klopt lang niet altijd.

Een voorbeeld uit de praktijk: een installatiebedrijf sloot drie weken in de bouwvak. De hostingpartij voerde in die periode een geplande serververhuizing uit. De site kwam terug, het contactformulier niet, want de mailinstellingen waren niet meegenomen. Pas in de tweede week na terugkomst viel op dat er een maand lang geen aanvragen waren geweest. Zestien gemiste offertes, achteraf niet meer te achterhalen.

De eerste dag na de sluiting

Maak er een gewoonte van om op de eerste werkdag een kwartier aan de site te besteden, voordat de telefoon losgaat.

  • Open de site zonder ingelogd te zijn en kijk of alles er normaal uitziet.
  • Verstuur nogmaals een testaanvraag via uw belangrijkste formulier.
  • Haal de sluitingsmelding weg en zet uw openingstijden terug.
  • Kijk in het beheerscherm hoeveel updates er klaarstaan en of er meldingen zijn binnengekomen.
  • Controleer bij een webshop of er bestellingen zijn die niet zijn doorgezet naar uw verzendproces.

Staat er een flinke stapel updates, doe die dan niet allemaal tegelijk in vijf minuten. Het inhalen van achterstallige updates is een klusje met een vaste volgorde, en die volgorde voorkomt dat u de dag begint met een witte pagina.

Kort samengevat: een sluiting is geen probleem, maar een onbeheerde sluiting wel. Een uur voorbereiding vooraf en een kwartier controle achteraf is alles wat het kost.