Een onderhoudskalender voor uw website lost het grootste probleem van websitebeheer op: niet dat het moeilijk is, maar dat niemand weet wanneer wat aan de beurt is. Zonder vast ritme gebeurt er maanden niets en daarna in paniek te veel tegelijk.

Hieronder een volledige indeling over het jaar, met per taak een realistische tijdsinschatting. U kunt hem overnemen zoals hij staat, of alleen de delen eruit halen die op uw situatie slaan. Onderaan staat wat u met een gerust hart kunt overslaan.

Elke week: tien minuten

Kies één vast moment, bij voorkeur dinsdagochtend, en houd u eraan.

  • Voer de openstaande updates uit. Eerst de plugins, dan het thema, WordPress zelf als laatste. Bij twijfel over een grote versiesprong: overslaan tot het maandmoment, dan heeft u tijd om te testen.
  • Open de site zonder ingelogd te zijn. Bekijk de homepage, één dienstenpagina en de contactpagina. Dertig seconden werk en het vangt de meeste ongelukken op.
  • Kijk of er meldingen zijn binnengekomen van uw beveiligingsplugin of uw bewaking. Niet alles lezen, alleen kijken of er iets ernstigs tussen zit.

Elke maand: een half uur

  • Verstuur een echte testaanvraag via elk formulier dat u heeft, en controleer of de mail aankomt, ook in de spammap. Dit is de belangrijkste taak in de hele kalender.
  • Controleer of uw back-up echt bestaat. Niet of de plugin groen staat, maar of het bestand er is en welke datum het heeft.
  • Kijk in het foutenlogboek. Terugkerende regels wijzen op iets dat sluimert. Wat u daar tegenkomt en wat het betekent, staat bij het lezen van het foutenlogboek van WordPress.
  • Bekijk uw bezoekcijfers globaal. Een plotselinge daling van dertig procent is meestal geen marketingprobleem maar een technisch probleem.
  • Loop de gebruikerslijst langs. Staat er iemand tussen die er niet meer hoort te zijn?
  • Ruim de mediabibliotheek een beetje op. Niet alles, maar wel wat er die maand aan ongebruikte bestanden bij is gekomen.

Elk kwartaal: een uur tot twee uur

  • Zet een back-up daadwerkelijk terug in een testomgeving. Dit is het verschil tussen een back-up hebben en een back-up hebben die werkt. Vier keer per jaar is genoeg.
  • Meet uw laadtijd en vergelijk met het vorige kwartaal. Een geleidelijke verslechtering ziet u alleen als u meet.
  • Bekijk elke actieve plugin. Wanneer is hij voor het laatst bijgewerkt en gebruikt u hem nog? Wat u kunt weghalen, gaat weg.
  • Controleer de PHP-versie en de geheugenlimiet via Sitegezondheid.
  • Zoek naar gebroken links op uw drukste pagina’s. Externe sites verhuizen zonder u te informeren.
  • Kijk of uw teksten nog kloppen: tarieven, openingstijden, medewerkers, diensten die u niet meer levert.

Dit is ook het moment om de opmaak op een telefoon en een tablet na te lopen. Browsers veranderen, en wat vorig kwartaal goed stond, kan nu verspringen.

Twee keer per jaar: een halve dag

  • Loop uw licenties en abonnementen langs. Premium plugins, thema, hosting, mail, bewakingsdiensten. Betaalt u nog voor iets dat u niet gebruikt?
  • Controleer de vervaldatums van domeinnaam en SSL-certificaat, en of automatisch verlengen aanstaat met een geldig betaalmiddel.
  • Test uw herstelplan. Als de site vanmiddag verdwijnt, wie doet dan wat, en met welke gegevens? Schrijf het op één A4.
  • Bekijk uw beveiligingsinstellingen. Staat tweestapsverificatie nog aan voor iedereen? Zijn er accounts met te veel rechten?
  • Neem uw privacyverklaring en cookiemelding door. Nieuwe koppelingen betekenen vaak nieuwe verwerkingen.

Eén keer per jaar: een dag

  • Een volledige technische keuring. Alles wat hierboven staat in één ronde, plus de vraag of het systeem nog past bij wat u ermee doet. De opzet daarvan staat bij de jaarlijkse keuring van een website.
  • Kijk naar uw thema. Wordt het nog onderhouden, en zit u niet vast doordat er ooit rechtstreeks in de bestanden is gewerkt?
  • Vergelijk uw hosting. Niet om per se over te stappen, maar om te weten wat u betaalt ten opzichte van wat gangbaar is.
  • Ruim oude content op. Verlopen actiepagina’s, oude vacatures, nieuwsberichten uit 2019 die niets meer toevoegen.
  • Werk uw documentatie bij: waar staat wat, wie heeft toegang, welke plugin doet wat.

Wat u kunt overslaan

Een kalender die te vol staat, wordt niet gevolgd. Deze dingen hoeven voor de meeste sites niet:

Dagelijks inloggen om te kijken. Daar heeft u bewaking voor. Als de site eruit ligt, hoort u het van een melding, niet van uzelf.

Elke update meteen doorvoeren. Wachten tot uw vaste moment is prima, behalve bij een lek dat actief wordt misbruikt.

Maandelijks de database optimaliseren. Bij een gemiddelde site levert dat niets meetbaars op. Twee keer per jaar is ruim voldoende.

Elk kwartaal uw wachtwoorden wijzigen. Dat advies is achterhaald. Een lang, uniek wachtwoord met tweestapsverificatie is beter dan een wachtwoord dat u elk kwartaal met één cijfer ophoogt.

Zo krijgt u de onderhoudskalender voor uw website werkend

Zet de vier terugkerende afspraken vandaag in uw agenda: wekelijks tien minuten, maandelijks een half uur, per kwartaal twee uur, jaarlijks een dag. Bij elkaar ongeveer twintig uur per jaar. Dat is minder dan de meeste ondernemers verwachten, en het is aanzienlijk minder dan wat een inhaalslag na twee jaar stilstand kost.

Werkt u met een beheerpartij, dan is deze kalender een prima gespreksstuk. Vraag welke onderdelen zij doen en welke bij u blijven liggen. Die grens is namelijk vaak onduidelijk, en juist in dat grijze gebied blijven dingen jarenlang staan. In onze eigen afspraken zit alles hierboven behalve het inhoudelijke werk aan teksten; dat staat ook zo omschreven bij wat er wel en niet onder beheer valt.

Begin met het maandelijkse testbericht via uw contactformulier. Als u van deze hele kalender maar één ding doet, doe dan dat.