De koffers staan nog in de gang, de mailbox telt 340 ongelezen berichten en ergens tussen de nieuwsbrieven zit misschien een melding van uw hostingpartij die u liever niet mist. Uw website heeft drie weken zonder toezicht gedraaid. Meestal gaat dat goed. Soms niet, en dan merkt u het pas als een klant belt dat het contactformulier al twee weken niets doorstuurt.

Daarom is het verstandig uw website controleren na vakantie tot een vaste gewoonte te maken, net als de post doornemen en de planten water geven. Deze checklist kost ongeveer een half uur en loopt in volgorde van urgentie langs alles wat in uw afwezigheid mis kan zijn gegaan. U hoeft geen techneut te zijn; waar u wel hulp nodig heeft, staat het erbij.

Eerst: is de site überhaupt in orde?

Begin niet in het beheer, maar aan de voorkant, zoals een bezoeker.

  1. Open de homepage in een privévenster (zodat uw browser geen oude versie uit het geheugen toont). Laadt de pagina, klopt de opmaak, staat er geen foutmelding?
  2. Kijk naar het slotje in de adresbalk. Een waarschuwing over een onveilige verbinding wijst meestal op een verlopen SSL-certificaat. Dat gebeurt opvallend vaak in de zomer, omdat de vernieuwingsmail in een volle mailbox verdwijnt.
  3. Klik drie of vier belangrijke pagina’s aan: diensten, contact, en als u een webshop heeft een productpagina en de winkelwagen.
  4. Zoek uw bedrijfsnaam in Google. Staat er bij uw site een waarschuwing “Deze site is mogelijk gehackt” of ziet u vreemde titels in een andere taal? Dan is er iets ernstigs aan de hand en zet u de rest van deze lijst even opzij.

Werkt hier iets niet, dan is dat uw eerste prioriteit. Alles wat volgt kan wachten tot de site weer gewoon doet wat hij moet doen.

Formulieren en e-mail testen

Dit is het punt dat het vaakst wordt overgeslagen en het meeste geld kost. Vul uw eigen contactformulier in en controleer of het bericht aankomt. Doe hetzelfde met een offerteformulier of afspraakformulier als u dat heeft. Komt er niets binnen, kijk dan ook in de spammap.

Waarom gaat dit juist na een vakantie mis? Omdat in drie weken van alles kan veranderen: een pluginupdate die de mailinstellingen reset, een hostingpartij die de mailserver aanpast, of een verlopen wachtwoord van het SMTP-account. Bij een webshop test u daarnaast of de orderbevestiging aankomt door een testbestelling te plaatsen, bijvoorbeeld met een product van één cent of via de testmodus van uw betaalprovider.

Krijgt u wel de e-mails, maar zag u de afgelopen weken opvallend weinig aanvragen? Vergelijk dat met dezelfde periode vorig jaar voordat u conclusies trekt. De zomer is voor veel branches gewoon rustig.

Updates en meldingen in het beheer

Log nu pas in. Bovenin het beheer ziet u een teller bij Updates. Drie weken is lang genoeg voor een handvol pluginupdates, vaak een WordPress-onderhoudsversie en soms een thema-update.

  • Lees de lijst door voordat u op “alles bijwerken” klikt. Staat er een grote versiesprong tussen (bijvoorbeeld van 3.x naar 4.0) van een plugin die uw formulieren, webshop of pagebuilder aanstuurt? Update die dan apart, na een back-up, en controleer daarna de betreffende functie.
  • Beveiligingsupdates gaan voor. Staat in de omschrijving iets over “security” of “vulnerability”, installeer die dan als eerste.
  • Kijk bij Extra → Sitegezondheid. WordPress vertelt u hier zelf of er iets kritieks is, zoals een verouderde PHP-versie of een plugin die niet meer werkt.

Bent u niet zeker of een update veilig is, laat hem dan even staan en vraag het na. Een week extra wachten is minder erg dan een kapotte site op uw eerste werkdag. Hoe u updates verstandig plant leest u in een realistisch updateschema.

Back-ups, spam en gebruikers

Drie controles die samen vijf minuten kosten:

  1. Is er tijdens uw vakantie een back-up gemaakt? Open uw back-upplugin of het hostingpaneel en kijk naar de datum van de laatste geslaagde back-up. Een back-upschema dat stilletjes is gestopt, ontdekt u liever nu dan op het moment dat u hem nodig heeft.
  2. Spam opruimen. Reacties en formulierinzendingen die in de wachtrij staan: bekijk ze even op echte berichten en verwijder de rest.
  3. Gebruikers. Ga naar Gebruikers en kijk of er accounts bij zijn gekomen die u niet kent. Een onbekende beheerder is een serieus signaal dat er iemand binnen is geweest.

Wat is er verlopen?

De zomer is het seizoen van verlopen dingen. Loop deze rij na in uw mailbox en op de betreffende websites:

  • Het SSL-certificaat (zie stap 1, maar controleer ook de verloopdatum).
  • De domeinnaam. Een verlopen domein is het ergste scenario: de site en de e-mail liggen er dan allebei uit.
  • Licenties van premium plugins en thema’s. Die stoppen na verloop met updates, meestal zonder dat u het merkt.
  • Het hostingabonnement zelf en de betaling daarvan.
  • Koppelingen met derden: betaalprovider, verzendplugin, nieuwsbriefsysteem. Een verlopen API-sleutel geeft geen foutmelding op de site, maar de koppeling werkt stilletjes niet meer.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een installatiebedrijf uit Zwolle kwam begin augustus terug en ging meteen aan de slag met de opdrachten die per mail waren binnengekomen. Pas half september viel op dat het aanvraagformulier op de site sinds 20 juli niets meer doorstuurde. Een pluginupdate had de verzendinstelling teruggezet naar het standaardadres van de server, en die mails kwamen nergens aan. Ruwweg zeven weken aan aanvragen, in een seizoen waarin mensen juist hun cv-ketel laten nakijken. Een testmail op de eerste werkdag had het probleem binnen een minuut aan het licht gebracht.

Wilt u dit soort controles niet elke keer zelf hoeven doen, dan kunt u ze uitbesteden. Bij een onderhoudscontract met maandrapportage draaien monitoring en updates gewoon door terwijl u weg bent, en krijgt u bij thuiskomst een rapport in plaats van een verrassing. Maar ook dan is het verstandig om zelf even het formulier te testen; u kent uw eigen bedrijf het best.

Samengevat

Voorkant bekijken, formulieren testen, updates doorlopen, back-up en gebruikers controleren, verloopdata nalopen. In die volgorde, in een half uur. Bewaar deze lijst bij uw vakantieplanning en doe hem ook een week vóór vertrek; dan weet u dat uw site in goede staat achterblijft. En stelt u vast dat het beheer u meer tijd kost dan u lief is, dan is dat een goed moment om te kijken hoe u het anders regelt. Een handige uitbreiding hierop is de jaarlijkse APK voor uw website, die dieper gaat dan deze snelle ronde.