Een sportschool of sportvereniging heeft een website die twee dingen echt moet doen: laten zien wanneer er wat is, en mensen laten inschrijven. Website onderhoud voor een sportschool gaat daarom over het rooster en over het aanmeldproces. Alles daarbuiten, hoe mooi ook, is ondersteunend.

Dat klinkt eenvoudig, maar juist die twee onderdelen zijn de meest bewegende delen van de site. Het rooster verandert wekelijks, de aanmeldingen komen in golven, en beide leunen meestal op software van derden.

Het rooster: het onderdeel dat verouderd raakt zonder foutmelding

Er zijn drie manieren waarop het rooster op een site komt, en ze hebben elk hun eigen zwakke plek.

Handmatig ingevoerd op een pagina. Werkt prima bij een klein rooster, maar verandert er iets, dan moet iemand het doen. In de praktijk staat er na een halfjaar een lestijd op die niet meer klopt, en dan staat er iemand voor niets in de zaal.

Via een plugin met een agendaweergave. Overzichtelijker, maar die plugins zijn vaak van kleine makers. Valt de ontwikkeling stil, dan stopt uw rooster bij een volgende WordPress-versie met werken.

Uit uw ledenadministratie of boekingssysteem. Het netst, want er is één bron. Maar het is ook een koppeling, en koppelingen vallen stil. Zorg dat iemand een melding krijgt als er een dag geen gegevens zijn opgehaald.

Welke variant u ook heeft: leg vast wie het rooster wijzigt en binnen hoeveel tijd na een besluit. Zonder die afspraak wordt het niemands taak. En zet vakantieroosters en feestdagsluitingen er van tevoren in, niet op de dag zelf.

Inschrijven: het pad dat nooit mag breken

Of u nu werkt met een proefles, een online abonnement of een aanmeldformulier voor een team: dit is het enige pad op uw site waar geld doorheen loopt. Test het wekelijks, echt.

  1. Vul het formulier of het aanmeldscherm zelf in met een herkenbare testnaam en controleer of het bericht aankomt bij de juiste persoon.
  2. Controleer of de bevestiging naar de aanmelder gaat en niet in de ongewenste post belandt. Gebruik een verzenddienst voor uitgaande mail als dat wel gebeurt; zie de uitleg over betrouwbaar mailversturen vanuit WordPress.
  3. Kijk of incasso- of betaalgegevens correct worden verwerkt als u die online verzamelt, en of ze versleuteld worden verstuurd.
  4. Zorg dat aanmeldingen op minstens twee plekken landen: de mailbox van een medewerker én een overzicht of systeem. Eén mailbox met vakantie is een lek.
  5. Test op een telefoon. De meeste aanmeldingen komen ‘s avonds vanaf de bank.

De januaripiek en de weken erna

Sportscholen hebben een verkeerspatroon dat maar weinig branches kennen: een enorme piek in de eerste twee weken van januari, en een tweede in september. In die weken kan het bezoek een veelvoud zijn van een gemiddelde week.

Wat u vooraf regelt:

  • Vraag uw hosting of uw pakket die piek aankan. Bij een gedeeld pakket met een limiet op gelijktijdige verzoeken loopt u tegen een grens aan die u de rest van het jaar nooit voelt.
  • Zet caching aan voor de gewone pagina’s, maar sluit het aanmeldscherm en de ledenomgeving daarvan uit. Anders krijgt de ene bezoeker de gegevens van de andere te zien.
  • Doe geen updates in de eerste helft van januari. Plan die in december of eind februari.
  • Zorg dat er in die weken iemand bereikbaar is die kan handelen als de site eruit ligt. Een storing van een dag in januari kost meer dan een storing van een week in juni.
  • Controleer de actietekst en de einddatum van uw januari-aanbieding, zowel op de site als in de bevestigingsmails.

Foto’s, video en de zwaarte van de site

Sportscholen zetten graag beeld op de site: de zaal, de groepslessen, sfeervideo’s. Dat werkt, maar het maakt pagina’s zwaar. Een startpagina met een automatisch afspelende video van tien megabyte kost op een matige mobiele verbinding meerdere seconden, en dat zijn precies de seconden waarin iemand terugtikt naar de zoekresultaten.

Kies er dus voor: één sterk beeld bovenaan, video op een aparte pagina of achter een klik, en laat afbeeldingen automatisch omzetten naar een licht formaat. Bij verenigingen komt daar nog een punt bij: foto’s van leden, en zeker van jeugdleden, mag u niet zomaar publiceren. Regel toestemming en leg vast hoe iemand een foto kan laten verwijderen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een fitnesscentrum in Zuid-Holland had in de eerste week van januari een site die traag werd en af en toe een foutmelding gaf. De oorzaak lag niet bij het bezoek zelf, maar bij het feit dat het aanmeldscherm bij elke weergave gegevens opvroeg uit het ledensysteem. Bij tien bezoekers per uur merkt u dat niet; bij tweehonderd tegelijk wel.

De oplossing was de opgehaalde gegevens vijf minuten te bewaren in plaats van bij elke weergave opnieuw op te vragen. Een halve dag werk, en de site hield het de rest van de maand moeiteloos vol.

De vaste routine

Onder al het bovenstaande ligt het gewone werk: updates op een kopie testen, back-ups die buiten de server staan, en controleren dat wat automatisch gaat ook daadwerkelijk gebeurt. Bij verenigingen komt daar het bestuurswisselprobleem bij: zorg dat de toegang tot domein, hosting en WordPress op naam van de club staat en niet op die van de penningmeester van drie jaar geleden.

Wij plannen bij sportclubs en sportscholen het onderhoud bewust buiten de piekperiodes en testen het aanmeldpad na elke update opnieuw. Dat hoort bij WebMaintor bij het reguliere beheer met een vast controlemoment per maand. Voor verenigingen met wisselende vrijwilligers is dat vaak het belangrijkste onderdeel: er is altijd iemand die het overzicht heeft.

Concrete volgende stap: kijk of het rooster op uw site klopt met het rooster dat deze week in de zaal hangt. Wijkt er iets af, dan weet u meteen wie u die taak moet toewijzen.