Er ligt een voorstel op tafel voor iets met AI op uw website. Twee pagina’s, een mooi bedrag onderaan, en woorden als “intelligente assistent” en “naadloze integratie”. Deze checklist AI offerte helpt u om er doorheen te kijken, niet omdat elke aanbieder onbetrouwbaar is, maar omdat dit een jonge markt is waarin nog geen gewoontes bestaan over wat er in een voorstel hoort te staan.

Vergelijk nooit op de prijs onderaan. Twee offertes van tienduizend euro kunnen totaal verschillende dingen zijn, en het verschil zit in wat er níet in staat.

Wat er in elk geval in moet staan

  • Welk probleem dit oplost, in uw woorden. Staat er geen concrete situatie in (“uw team beantwoordt nu circa veertig levertijdvragen per week”), dan heeft niemand naar uw bedrijf gekeken.
  • Welke systemen worden gekoppeld, met naam en versie. “Koppeling met uw CRM” is geen omschrijving.
  • Welk model of welke dienst er wordt gebruikt, en waar die draait. Dit bepaalt uw privacyverhaal en uw doorlopende kosten.
  • De doorlopende kosten apart van de eenmalige. Licenties, verbruik per gesprek, hosting, onderhoud.
  • Wie eigenaar is van wat er gebouwd wordt, en of u het meeneemt als u overstapt.
  • Wat er gebeurt na oplevering. Wie past de antwoorden aan als uw prijzen veranderen?
  • Een proefperiode met een afgesproken terugvaloptie.
  • Wie de gesprekken leest en hoeveel tijd dat uw eigen mensen kost.

Die laatste is de post die vrijwel altijd ontbreekt. Elke AI-functie kost intern tijd: nakijken, bijsturen, teksten aanleveren. Reken bij een chatbot op minstens twee uur per week in de eerste maanden. Staat dat nergens, dan is de businesscase incompleet.

Beloftes die u wegstreept

Deze zinnen komen veel voor. Vraag er telkens naar de onderbouwing.

  1. “Bespaart tachtig procent van uw klantcontact.” Vraag: gemeten bij welk bedrijf, met welk volume, over welke periode? Een percentage zonder bron is een verkoopargument.
  2. “Volledig AVG-proof.” Bestaat niet als eigenschap van software. Vraag naar de verwerkersovereenkomst, de verwerkingslocatie en de subverwerkers.
  3. “Leert automatisch van uw klanten.” Vraag wat er precies wordt bewaard en of dat naar het model van een derde gaat.
  4. “Werkt out of the box met uw website.” Vraag of ze uw site hebben bekeken. Bij een verouderd thema of een paginabouwer valt dat vaak tegen.
  5. “Geen onderhoud nodig.” Dit is onjuist. Modellen veranderen, koppelingen verlopen, uw eigen informatie veroudert.
  6. “Vervangt een medewerker.” Vraag welke taken dan precies vervallen en wie dat gaat bevestigen.

Vragen die het gesprek eerlijk maken

Stel deze vier, en let vooral op hoe iemand reageert op de derde en de vierde.

“Wat gaat er hier waarschijnlijk mis?” Een goede partij noemt drie dingen zonder aarzelen: verkeerde antwoorden in het begin, koppelingen die stukgaan, en de tijd die het uw eigen team kost. Wie zegt dat er niets misgaat, heeft het nog nooit gebouwd.

“Voor welk bedrijf heeft u dit eerder gedaan?” Een antwoord met een branche en een omvang is genoeg; namen mogen ze niet altijd noemen. Maar “we werken hier al jaren mee” zonder enige concrete situatie is een slecht teken.

“Wat zou u afraden bij mijn bedrijf?” Als het antwoord niets bevat, kijkt u naar een verkoper en niet naar een adviseur.

“Wat kan ik zelf zonder u aanpassen?” Hoe meer u zelf kunt wijzigen, hoe minder u vastzit. Antwoorden en veelgestelde vragen horen door uzelf aanpasbaar te zijn.

Let op de onderliggende site

Dit wordt in AI-offertes bijna nooit genoemd, en het is toch de basis. Een chatbot op een site die traag is, waarvan de plugins twee jaar niet zijn bijgewerkt en waarvan de formulieren onbetrouwbaar aankomen, verergert het probleem in plaats van het op te lossen.

Vraag daarom of de aanbieder heeft gekeken naar de staat van uw website: de PHP-versie, de laadtijd, de betrouwbaarheid van uw e-mail. Zit daar iets scheef, dan hoort dat vóór het AI-werk te worden opgelost. Wij benaderen AI-functies dan ook als een uitbreiding op regulier websiteonderhoud en niet als een los project, simpelweg omdat de koppelingen anders binnen een halfjaar stukgaan bij de eerste de beste update.

Voor de bredere vergelijking van voorstellen geldt hetzelfde als bij ander webwerk: kijk naar wat er inhoudelijk in een website-offerte hoort te staan en houd die norm ook hier aan.

De planning en wat u zelf aanlevert

Vraag om een planning met drie vaste momenten: wanneer het bruikbaar is op een testomgeving, wanneer het aangaat op uw site, en wanneer de proefperiode eindigt. Staat er alleen een totale doorlooptijd van zoveel weken, dan is er onderweg niets om op te sturen.

Laat er ook in opnemen wat u zelf moet aanleveren en op welke datum. Bronteksten, toegang tot uw CRM, een lijst met echte vragen uit uw mailbox: dat komt allemaal bij u vandaan, en trajecten lopen vaker vast op die kant dan op het bouwwerk. Een aanbieder die dat uit zichzelf benoemt, heeft dit vaker gedaan dan een die er niets over zegt.

Een redelijk beeld van bedragen

Vaste prijzen kunnen we niet geven, en wie dat wel doet zonder uw situatie te kennen, gokt. Wat we in de markt zien als bandbreedte:

  • Een standaard chatplugin met eigen antwoorden instellen: enkele honderden tot ongeveer tweeduizend euro eenmalig, plus een maandbedrag voor de dienst.
  • Een chat die uw eigen documenten en pagina’s gebruikt: grofweg tweeduizend tot achtduizend euro, sterk afhankelijk van hoeveel bronmateriaal er is en hoe rommelig dat is.
  • Koppelingen met CRM, voorraad of planning: per koppeling vaak duizend tot vijfduizend euro.
  • Doorlopend: reken op enkele tientjes tot enkele honderden euro’s per maand aan licenties en verbruik, plus interne tijd.

Die getallen zijn bandbreedtes uit de markt, geen tarief. Ze zijn vooral bedoeld om te herkennen wanneer een offerte er ver naast zit, in beide richtingen. Een voorstel van driehonderd euro voor een chat die uw hele productcatalogus kent, klopt net zomin als vijfentwintigduizend euro voor een venster met tien vaste antwoorden.

Concrete volgende stap: leg de offerte naast deze lijst en markeer wat er niet in staat. Stuur die punten als vraag terug. Het antwoord dat u krijgt, zegt meer over de partij dan de hele offerte bij elkaar.