Zodra een tarief verandert, of het nu gaat om een aangekondigde wijziging voor een hele branche of om een product dat van het lage naar het hoge tarief verhuist, begint bij veel ondernemers hetzelfde ongemak. Waar staat dat percentage eigenlijk? En wat gebeurt er met de bestellingen die al binnen zijn?

Een btw wijziging in uw webshop is zelden één vinkje. Het percentage staat op meerdere plekken, uw prijzen zijn er vaak van afgeleid en uw facturen en boekhoudkoppeling rekenen mee. In dit artikel loopt u de plekken langs in de volgorde waarin u ze het beste aanpakt. Wij zijn geen fiscalisten: over de vraag welk tarief voor uw producten geldt en vanaf welke datum, overlegt u met uw boekhouder of de Belastingdienst.

Eerst bepalen: welke prijs blijft staan?

Dit is de beslissing die alles daarna bepaalt, en hij is commercieel, niet technisch. Er zijn twee keuzes.

  • De prijs inclusief btw blijft gelijk. De klant merkt niets, uw marge verandert. Bij een tariefverhoging levert u dus in.
  • De prijs exclusief btw blijft gelijk. Uw marge blijft, de klant betaalt meer. Bij consumentenverkoop betekent dat vaak lelijke bedragen als 26,42 euro, wat u misschien wilt afronden.

Maak die keuze eerst, voor het hele assortiment of per productgroep, en schrijf hem op. Anders zit u halverwege de aanpassing te twijfelen bij elk product, en dan gaan er dingen door elkaar lopen.

Btw wijziging in uw webshop: de plekken in WooCommerce

  1. De btw-tarieven zelf. WooCommerce, Instellingen, Belasting. Daar staan tariefklassen, standaard iets als “standaard”, “verlaagd tarief” en “nultarief”, met per klasse een regel per land. Pas het percentage aan in de regel voor Nederland, en vergeet niet de regels voor andere landen als u daar levert.
  2. De koppeling van producten aan een tariefklasse. Bij elk product staat onder Algemeen een veld voor de belastingklasse. Verhuist een productgroep naar een ander tarief, dan is dat veld wat u aanpast, niet het percentage. Met de bulkbewerking in het productoverzicht doet u honderd producten in één keer.
  3. De verzendkosten. Die volgen een eigen instelling. In de belastinginstellingen staat welke klasse voor verzending geldt; standaard volgt hij het tarief van de producten in de winkelwagen, wat bij een gemengde bestelling verrassende uitkomsten geeft.
  4. De prijsweergave. Toont u prijzen inclusief of exclusief btw op de productpagina en in de winkelwagen? Verandert u dat tegelijk met het tarief, dan weet u achteraf niet meer welke wijziging welk effect had. Doe het los van elkaar.
  5. Kortingscodes met een vast bedrag. Die schuiven mee met het bruto bedrag en kunnen na een tariefwijziging net iets te veel of te weinig korting geven.
  6. Uw factuurplugin. Die haalt de btw vaak uit de bestelling zelf, maar sommige varianten hebben een eigen instelling voor het tarief of voor de tekst bij verlegde btw. Controleer dat expliciet.

Levert u aan particulieren in andere EU-landen, dan speelt de drempelregeling mee en wordt het aanzienlijk ingewikkelder. Hoe dat in een shop uitpakt, staat in de uitleg over de eenloketregeling voor webshops.

De volgorde die problemen voorkomt

Doe het niet op een dinsdagmiddag terwijl er bestellingen binnenkomen. De veiligste route is deze.

  1. Maak een volledige back-up van bestanden en database, en controleer dat u hem ook echt kunt terugzetten.
  2. Kopieer de shop naar een testomgeving en voer de wijziging daar eerst uit.
  3. Plaats in de testomgeving drie bestellingen: één met alleen producten in het gewijzigde tarief, één gemengd, en één met verzendkosten en een kortingscode.
  4. Controleer per bestelling de factuur: klopt het btw-bedrag, klopt het totaal, staat het juiste percentage vermeld?
  5. Voer de wijziging op de echte shop uit op een rustig moment, bij voorkeur ‘s avonds of in het weekend.
  6. Plaats meteen daarna één echte bestelling van een klein bedrag en betaal die ook, zodat u de hele keten ziet: shop, betaaldienst, factuur, boekhouding.

Zonder testomgeving zijn stap twee tot en met vier niet te doen. Het opzetten van zo’n kopie is bij vrijwel elke Nederlandse hostingpartij inmiddels een kwestie van één knop in het klantenpaneel.

Bestellingen die al liepen

Een tariefwijziging geldt vanaf een bepaalde datum, en bestellingen die daarvoor zijn geplaatst houden meestal het oude tarief. In uw shop zit dat goed: WooCommerce bewaart de btw-regels per bestelling op het moment van bestellen. Wat mis kan gaan, zit in de randgevallen.

  • Een bestelling die u handmatig bewerkt na de wijziging. Klikt u op de knop om de totalen opnieuw te berekenen, dan pakt hij het nieuwe tarief. Doe dat dus niet bij oude bestellingen.
  • Abonnementen en herhaalbestellingen. Die maken bij elke verlenging een nieuwe order met het actuele tarief. Klanten met een vast maandbedrag zien dan ineens een ander bedrag, en dat wilt u vooraf aankondigen.
  • Openstaande offertes en betaallinks. Die bevatten vaak een bedrag dat is berekend met het oude tarief. Loop ze door en verstuur ze opnieuw als het verschil noemenswaardig is.
  • Creditnota’s op oude bestellingen. Die horen het oude tarief te volgen. Controleer bij de eerste creditering na de wijziging of dat ook echt gebeurt.

Een cadeauwinkel uit het oosten van het land paste na een wijziging netjes alles aan, maar liet één ding staan: een oude bestelling waarvan de klant later een artikel retourneerde. Bij de creditering pakte het systeem het nieuwe percentage, waardoor er een paar euro te veel werd teruggeboekt. Op zichzelf klein, maar het gebeurde bij tientallen retouren en de boekhouding klopte een kwartaal lang niet.

Naderhand controleren, niet aannemen

Draai een week na de wijziging een omzetrapport uit met de btw per tarief, en leg dat naast wat u verwacht. Klopt het niet, dan zit het verschil bijna altijd in producten die nog aan de oude tariefklasse hangen of in verzendkosten die een eigen tarief volgen.

Vindt u dit soort werk vervelend of durft u het niet zonder vangnet, dan is dit precies het type klus dat meeloopt in een beheerabonnement voor uw webwinkel: back-up, testomgeving, wijziging en controlebestelling in één blok. WebMaintor plant dat standaard buiten uw drukste uren, zodat een fout nooit langer dan een paar minuten zichtbaar is. Voor de basisinstellingen van btw in een Nederlandse shop is het artikel over btw instellen in WooCommerce het startpunt.

Concrete volgende stap: open het belastingscherm van uw shop en kijk hoeveel tariefklassen er staan en of ze allemaal nog worden gebruikt. Bij veel shops staan er restanten van jaren geleden, en die maken elke wijziging onnodig spannend.