Op maatwerksites is Advanced Custom Fields onderhoud een apart hoofdstuk, en dat komt door één eigenschap: deze plugin is geen toevoeging maar een fundament. De extra velden die uw bouwer heeft aangemaakt, bevatten uw teksten, prijzen, openingstijden en afbeeldingen. Zet u de plugin uit, dan verdwijnt de helft van uw pagina’s uit beeld.

Dat maakt hem geen slechte keuze. Het maakt hem wel een onderdeel dat u anders moet behandelen dan een cookiemelding of een sliderplugin. Hieronder wat dat in de praktijk betekent.

Waarom deactiveren geen optie is

Bij de meeste plugins geldt: staat hij uit, dan mist u een functie. Hier ligt het anders. De velden die op uw pagina’s staan, worden door het thema opgehaald via functies van deze plugin. Is de plugin uit, dan bestaan die functies niet meer.

Het gevolg is meestal niet een nette lege plek, maar een foutmelding of een wit scherm, omdat het themabestand iets aanroept wat er niet is. De gegevens zelf blijven overigens gewoon in de database staan; ze zijn alleen niet meer op te halen.

Dat betekent dat u deze plugin niet kunt gebruiken bij de standaardtruc voor het opsporen van storingen, waarbij u alles uitzet en één voor één weer aanzet. Sluit hem uit van die ronde, of doe het in een kopie van de site.

Licenties: de stille afloop

De gratis versie werkt voor eenvoudige velden. Zodra er herhaalbare rijen, flexibele blokken of gekoppelde items in het spel zijn, draait u op de betaalde versie. Die licentie loopt per jaar, en daar zit het probleem.

Verloopt de licentie, dan blijft de site gewoon werken. Er gebeurt niets zichtbaars. Wat er wel gebeurt: u krijgt geen updates meer, ook geen beveiligingsupdates. Dat merkt u pas als er een lek wordt gemeld en u opeens haast heeft, of als een PHP-versie de oude code niet meer accepteert.

Praktisch advies: zoek uit op wiens naam de licentie staat. Bij sites die door een bureau zijn gebouwd, staat hij vaak op naam van dat bureau, soms als onderdeel van een verzamellicentie. Vertrekt dat bureau, dan vertrekt de licentie mee. Zet het licentiebeheer daarom bij uzelf neer; hoe u dat overzicht opzet, staat in het artikel over het beheren van licenties voor betaalde plugins.

Updates: voorzichtig, maar niet uitstellen

Kleine versies zijn zelden een probleem. Bij grote versiesprongen ligt dat anders: er is in het verleden een overstap geweest waarbij de opslagstructuur wijzigde en waarbij thema’s die op de oude manier velden ophaalden aanpassing nodig hadden.

Houd daarom deze werkwijze aan bij een grote sprong. Lees eerst de wijzigingsnotities. Leg daarna een terugzetbaar moment vast van zowel bestanden als database. Voer de update uit in een testomgeving of in een kopie op uw eigen computer. Loop daarna de pagina’s na waar de meeste velden op staan, niet alleen de voorpagina. En controleer expliciet de beheerschermen: hier gaat het vaker mis dan aan de voorkant.

Sla de update niet over. Een verouderde versie van juist deze plugin is een groter risico dan bij de meeste andere, omdat hij op zoveel plekken in de site wordt aangeroepen. Hoe u een testomgeving inricht waarin dat veilig kan, staat in de uitleg over het nut van een staging-omgeving.

Veldgroepen: waar ze staan en waarom dat uitmaakt

Er zijn twee manieren waarop de definities van uw velden zijn vastgelegd, en het verschil bepaalt hoeveel vrijheid u heeft.

  • In de database. De veldgroepen zijn in het beheerscherm aangemaakt. U kunt ze zelf aanpassen, maar ze reizen niet automatisch mee naar een testomgeving en gaan verloren als iemand de database vervangt.
  • In bestanden in het thema. Uw bouwer heeft de definities weggeschreven of in code vastgelegd. Voordeel: ze horen bij het thema en zijn beter te volgen. Nadeel: u kunt ze niet zelf wijzigen zonder iemand met kennis van zaken.

Weet welke variant u heeft. Ziet u in het beheerscherm een menu waarin u veldgroepen kunt bewerken en opslaan, dan zit het in de database. Ziet u de groepen wel staan maar kunt u ze niet wijzigen, dan komen ze uit bestanden.

Wat u in beide gevallen doet: exporteer één keer per jaar de veldgroepen naar een bestand en bewaar dat bij uw documentatie. Dat is uw vangnet als er ooit iets misgaat met de database.

Als u van thema wilt wisselen

Hier komt de rekening van maatwerk. De velden bestaan onafhankelijk van uw thema, maar het ophalen ervan gebeurt in themabestanden. Wisselt u van thema, dan staan uw gegevens er nog wel, maar toont het nieuwe thema ze niet.

Dat is geen ramp, wel werk. Reken bij een site van twintig pagina’s met veldgroepen op enkele uren tot een dag om het nieuwe thema die velden te laten tonen. Laat dat meewegen in de offerte voor een nieuw ontwerp, want het wordt vaak vergeten en komt dan als meerwerk terug.

Wilt u een site bouwen die makkelijker van jas wisselt, overweeg dan om zoveel mogelijk in gewone inhoudsblokken te zetten en velden alleen te gebruiken voor gegevens die echt gestructureerd zijn: prijzen, specificaties, openingstijden. Dat is een afweging vooraf, niet achteraf.

Advanced Custom Fields onderhoud: wat u jaarlijks nakijkt

Vier controles, samen een halfuur. Staat de licentie nog op uw eigen naam en is hij verlengd? Draait u op de nieuwste hoofdversie of loopt u een generatie achter? Zijn de veldgroepen geëxporteerd en veilig bewaard? En staat ergens opgeschreven welke velden waar worden gebruikt, zodat een volgende beheerder het kan volgen?

Die laatste is de belangrijkste en wordt het vaakst overgeslagen. Bij sites die wij overnemen, kost het uitzoeken van veldstructuren vaak meer tijd dan het eigenlijke werk. Een pagina met uitleg in uw eigen documentatie voorkomt dat, en hoort net als het bijhouden van licenties bij het bijhouden van de technische administratie rond uw site.

Concrete volgende stap: kijk in uw pluginoverzicht of er bij deze plugin een melding staat over een licentie. Staat daar iets over verlopen of niet geactiveerd, dan krijgt u op dit moment geen beveiligingsupdates.