In het beheer van uw website staat al maanden een klein geel balkje: “Uw licentie is verlopen. Vernieuw om updates te blijven ontvangen.” U heeft het weggeklikt, want de site werkt gewoon. Wat u niet ziet: de paginabouwer die dat balkje toont, heeft sindsdien vier updates gehad, waarvan twee met beveiligingsfixes. Uw site draait de versie van een jaar geleden, met de lekken van een jaar geleden.
Een premium plugin licentie die verloopt is een van de stilste manieren waarop een website veroudert. Niets gaat kapot, er komt geen foutmelding, de bezoeker merkt niets. Maar de plugin staat stil, terwijl WordPress, PHP en de andere plugins doorgaan. Vroeg of laat botst dat. In dit artikel leggen wij uit hoe licenties werken, wat er precies gebeurt als er een verloopt, en hoe u het beheer zo inricht dat u er geen omkijken naar heeft.
Hoe een premium licentie werkt
Bij gratis plugins uit de WordPress-bibliotheek komen updates automatisch binnen. Bij betaalde plugins en thema’s werkt dat anders: de plugin controleert bij de leverancier of uw licentiesleutel geldig is, en alleen dan mag hij de nieuwe versie ophalen. De meeste licenties gelden een jaar en zijn gekoppeld aan een aantal sites. Sommige leveranciers bieden een levenslange licentie aan, maar dat is de uitzondering.
Bij een verlopen licentie gebeurt het volgende:
- De plugin blijft werken zoals hij is. U mag hem blijven gebruiken; de licentie gaat over updates en ondersteuning, niet over het gebruiksrecht.
- U ontvangt geen updates meer, dus ook geen beveiligingsfixes en geen aanpassingen voor nieuwe WordPress-versies.
- U kunt geen ondersteuning meer vragen bij de leverancier.
- Bij sommige plugins werken bepaalde functies alleen met een geldige licentie, zoals sjabloonbibliotheken of koppelingen met externe diensten.
Dat eerste punt is precies waarom het misgaat. Omdat niets kapotgaat, voelt verlengen als onnodige uitgave. Tot WordPress een grote versie uitbrengt en de verouderde plugin de pagina wit maakt.
Het bureau dat de licentie op zijn naam had
Een tweede probleem is minstens zo vaak de oorzaak van gedoe: de licentie staat niet op uw naam. Webbureaus kopen vaak een bureaulicentie voor een paginabouwer of een premium thema, geldig voor onbeperkt veel sites, en gebruiken die voor al hun klanten. Dat is prima zolang u klant bent bij dat bureau. Zodra u overstapt, of het bureau stopt, verdwijnt de licentie mee. De plugin blijft draaien, maar u heeft geen updates en geen enkel recht om er iets van te vinden.
Vraag daarom bij elke premium plugin op uw site: van wie is de licentie? Als het antwoord “van het bureau” is, en u die afhankelijkheid niet wilt, koop dan een eigen licentie. Dat kost meestal tussen de veertig en tweehonderd euro per jaar per plugin. Dat is geen klein bedrag, maar het is de prijs van zelf de sleutel hebben. Wat er verder allemaal op naam van een ander kan staan, staat in dit artikel over het eigendom van uw website.
Stap voor stap: een licentieoverzicht maken
- Inventariseer. Loop de pluginlijst en het actieve thema langs. Alles wat niet uit de gratis WordPress-bibliotheek komt, is een kandidaat. Kijk ook naar uitbreidingen van grotere plugins: een WooCommerce-koppeling met een verzenddienst, een formulieruitbreiding, een add-on voor een paginabouwer. Die hebben vaak een eigen licentie.
- Zoek per plugin de licentiestatus op. Meestal onder Instellingen of onder de eigen menu-ingang van de plugin. Noteer: geldig tot, op welk account, welk e-mailadres.
- Zet het in één document. Een eenvoudige tabel volstaat: pluginnaam, leverancier, licentie op naam van, verloopdatum, jaarlijkse kosten, waar de inloggegevens van het leveranciersaccount staan.
- Regel de verlenging. Zet automatische verlenging aan waar dat kan, met een betaalmiddel dat niet over drie maanden verloopt. Waar dat niet kan: een agendaherinnering een maand vóór de verloopdatum.
- Bepaal wie eigenaar is. Het leveranciersaccount hoort op een zakelijk e-mailadres van uw bedrijf te staan, niet op dat van een medewerker of van het bureau.
Bij een gemiddelde bedrijfssite komt u op drie tot acht licenties uit. Bij webshops vaak meer, door alle koppelingen.
Verlengen of vervangen?
Een licentieoverzicht is ook het moment om te vragen of u een plugin nog nodig heeft. Betaalt u jaarlijks voor een sliderplugin op een pagina die niemand bezoekt? Voor een uitbreiding die ooit is gekocht voor een functie die is afgeschaft? Dan is het antwoord: verwijderen in plaats van verlengen.
Wees wel voorzichtig met vervangen om geld te besparen. Een paginabouwer inruilen voor een goedkopere betekent vrijwel altijd alle pagina’s opnieuw opbouwen. Een formulierplugin vervangen betekent formulieren opnieuw maken en koppelingen testen. De besparing van zestig euro per jaar is dan snel opgegaan aan werk. Vervang alleen als de plugin verlaten is, structureel problemen geeft of echt niet meer gebruikt wordt.
Wat er gebeurt als het misgaat
Een tandartspraktijk in Apeldoorn kwam bij ons met een site die na een WordPress-update een witte pagina toonde. De oorzaak: een premium paginabouwer waarvan de licentie anderhalf jaar eerder was verlopen, samen met het bureau dat hem had geïnstalleerd. De plugin was drie grote versies achter en niet meer verenigbaar met de nieuwe WordPress-versie.
Het herstel bestond uit een eigen licentie kopen op naam van de praktijk, de plugin bijwerken via een staging-omgeving omdat drie versies in één keer riskant is, en een aantal pagina’s nalopen waar de opmaak was verschoven. Een middag werk, plus de licentie. Was de licentie doorgelopen, dan was de update een routineklus van tien minuten geweest.
Wie houdt dit bij?
Licentiebeheer is administratie, geen techniek. Het vraagt iemand die het overzicht bijhoudt, herinneringen opvolgt en de betalingen regelt. In veel bedrijven valt dat tussen wal en schip: de boekhouding ziet de afschrijving maar weet niet waar die voor is, en wie de site beheert ziet het gele balkje maar heeft geen betaalpas.
Leg de verantwoordelijkheid bij één persoon, of bij de partij die het onderhoud doet. In een onderhoudsabonnement met vaste controles hoort het bewaken van licenties er in onze ervaring vanzelfsprekend bij: wie de updates draait, ziet als eerste dat een plugin niet meer bijwerkt en kan dat melden voordat het een probleem wordt. Vraag uw onderhoudspartij expliciet of dit onderdeel is van de afspraak.
Samengevat
Premium plugins en thema’s blijven werken zonder licentie, maar staan stil terwijl de rest van uw site doorgaat. Maak één keer een overzicht, zet licenties op naam van uw bedrijf, regel automatische verlenging en beoordeel jaarlijks of u elke plugin nog nodig heeft. Het is een klein stuk administratie dat een kapotte site na de volgende grote WordPress-update voorkomt.
