Een brancheorganisatie in het midden van het land werkt met drie mensen aan de website: een communicatiemedewerker, een beleidsadviseur die vakinhoudelijke stukken schrijft en een parttime collega die de agenda en het nieuws bijhoudt. Een website redactie met drie mensen klinkt overzichtelijk, maar in het eerste jaar ging het geregeld mis: teksten die werden overschreven, twee pagina’s over hetzelfde onderwerp en wijzigingen die onvindbaar bleken.
Deze case beschrijft wat er precies misging, welke aanpassingen zijn gedaan en wat daar wel en niet van hielp. De organisatie blijft anoniem; de situatie is herkenbaar voor elke club waar meer dan één persoon aan de site komt.
Wat er misging
De klachten waren steeds dezelfde drie.
Overschreven werk. Twee mensen openden dezelfde pagina, allebei bewerkten ze een alinea, en wie als laatste opsloeg won. WordPress waarschuwt hier wel voor met een melding dat iemand anders de pagina bewerkt, maar die melding werd standaard weggeklikt. Een middag werk kon zo verdwijnen.
Dubbele pagina’s. De beleidsadviseur schreef een uitleg over een nieuwe regeling. De communicatiemedewerker wist dat niet en maakte er een nieuwsbericht over. Beide stonden in Google, allebei half compleet, en bezoekers landden op de verkeerde.
Onvindbare wijzigingen. Er stond ineens een andere tekst op de contactpagina en niemand wist wie dat had gedaan of wanneer. Alle drie logden ze in op hetzelfde beheerdersaccount, want dat was ooit zo aangemaakt en het werkte.
Dat laatste bleek de kern van het probleem. Zonder aparte accounts is er geen enkele manier om te zien wie wat heeft gedaan, en dus ook geen manier om er iets aan te veranderen.
De eerste ingreep: aparte accounts en passende rollen
De eerste stap was het gedeelde account opheffen. Elk van de drie kreeg een eigen inlog met een eigen e-mailadres en tweestapsverificatie.
Daarna zijn de rollen verdeeld naar wat mensen daadwerkelijk doen:
- De communicatiemedewerker werd redacteur en mag alle pagina’s en berichten beheren.
- De beleidsadviseur werd auteur en beheert alleen zijn eigen stukken. Hij hoeft nooit aan de contactpagina te komen.
- De parttime collega werd ook auteur, met een eigen categorie voor nieuws en agenda.
- Er is één beheerder aangewezen, en dat is de communicatiemedewerker. Plugins en instellingen lopen via haar of via de externe partij.
Alleen deze verdeling loste het probleem van onvindbare wijzigingen op. In het overzicht van revisies staat sindsdien per versie wie er wat heeft veranderd, en dat is met twee klikken terug te draaien. Welke rol wat mag, staat overzichtelijk in de uitleg over rollen in WordPress.
De tweede ingreep: afspraken in plaats van software
Voor de dubbele pagina’s was geen plugin nodig, maar een werkafspraak. Er is een gedeeld document gemaakt met drie kolommen: onderwerp, wie schrijft het, en wanneer het live moet. Alles wat op de site komt, staat daar eerst in.
Daarnaast zijn er twee eenvoudige regels ingevoerd:
- Wie aan een pagina begint, zet hem in concept met zijn naam in de titel. Zichtbaar voor de anderen in het overzicht, dus niemand begint er per ongeluk ook aan.
- Nieuws is nieuws, kennis is een pagina. Een bericht over een gebeurtenis is een nieuwsbericht. Een uitleg die over twee jaar nog klopt, is een pagina. Dat onderscheid voorkwam vrijwel alle dubbelingen.
Er is een maandelijks overleg van twintig minuten bij gekomen waarin de drie het document doorlopen. Dat kost samen een uur per maand, en het is het onderdeel waarvan ze zelf zeggen dat het het meeste heeft opgeleverd.
De derde ingreep: een oefenomgeving voor de grotere dingen
Voor kleine tekstwijzigingen is er niets nodig, maar de organisatie herzag ook een aantal pagina’s ingrijpend. Daarvoor is een aparte oefenomgeving ingericht, een kopie van de site die niet in Google komt. Daar kan iemand rustig aan een nieuwe pagina-indeling werken zonder dat bezoekers halve versies zien.
Dat is geen luxe voor grote organisaties alleen; het scheelt vooral zenuwen. Hoe zo’n omgeving werkt en wat de valkuilen zijn, leest u in het artikel over een staging-omgeving.
De afspraak daarbij: wat in de oefenomgeving af is, wordt door één persoon overgezet. Niet door drie tegelijk, want dan begint het probleem opnieuw.
Wat het opleverde, en wat niet
Na een halfjaar zijn de drie klachten verdwenen. Er is sindsdien geen tekst meer overschreven en er is geen dubbele pagina meer gemaakt. Bij één incident, waarbij per ongeluk een verkeerde tekst live ging, was binnen vijf minuten te zien wie het had gedaan en welke versie ervoor stond; herstellen kostte een minuut.
Wat het níet oploste: de site is niet sneller gevuld. Het aantal gepubliceerde stukken bleef ongeveer gelijk. De winst zit in het wegvallen van herstelwerk en irritatie, niet in productiviteit. Wie hoopt dat betere rechten leiden tot meer content, komt bedrogen uit.
Wat ook niet hielp: een uitgebreid redactiehandboek dat in het begin was geschreven. Dat werd na twee weken niet meer geopend. De twee regels op één A4 werkten wel.
Wat u hieruit kunt meenemen
De volgorde is belangrijker dan de middelen. Begin bij aparte accounts, want zonder dat kunt u niets zien en niets bijsturen. Verdeel daarna de rechten naar wat mensen echt doen. Voeg pas als laatste hulpmiddelen toe, en houd de afspraken zo kort dat mensen ze onthouden.
Voor de technische kant, zoals het inrichten van de oefenomgeving en het bewaken van revisies en back-ups, werkt de organisatie samen met een externe partij. Wij doen dat bij WebMaintor voor vergelijkbare clubs, waarbij de redactie volledig in eigen hand blijft en alleen de techniek eronder wordt bewaakt. Dat is voor de meeste organisaties de goedkoopste verdeling: technisch beheer van uw WordPress-omgeving uitbesteden, de inhoud zelf houden.
Concrete volgende stap: kijk of er bij u nog een gedeeld beheerdersaccount bestaat. Zolang dat er is, kunt u nooit vaststellen wie welke wijziging heeft gemaakt.
