Voor sommige producten is de leverdatum onderdeel van het product. Een taart voor zaterdag, een bos bloemen op een verjaardag, een bank die past bij de dag dat er iemand thuis is. In die gevallen is een bezorgdatum kiezen in uw webshop geen extraatje maar een voorwaarde om te verkopen.

Tegelijk is het een van de functies waar het het vaakst misgaat, omdat de shop iets belooft wat uw magazijn of uw vervoerder niet kan waarmaken. Dit artikel gaat over hoe u het inricht zodat het klopt, en over wanneer u er beter vanaf ziet.

Drie varianten, met een oplopende belofte

Een gewenste datum als wens. De klant vult een datum in en u doet uw best. Simpel te bouwen, geen koppeling nodig, en juridisch het minst risicovol omdat u niets hard toezegt. Nadeel: de klant leest het wel als een afspraak, hoe u het ook formuleert.

Een keuze uit beschikbare dagen. U bepaalt welke dagen mogelijk zijn op basis van uw eigen planning: geen zondagen, geen feestdagen, minimaal twee werkdagen vooruit, maximaal een aantal bestellingen per dag. Dit is de variant die voor de meeste shops werkt.

Een keuze uit dagen én tijdvakken, gekoppeld aan uw vervoerder. De shop haalt de daadwerkelijk beschikbare momenten op bij de bezorgdienst. Dit is de meest betrouwbare vorm en tegelijk de duurste om in te richten en te onderhouden.

Kies bewust. De middelste variant dekt in de praktijk negen van de tien situaties af en is met een goede plugin in een dag ingericht.

Bezorgdatum kiezen: de regels die u vooraf vastlegt

Voordat u een plugin aanzet, schrijft u op wat er mogelijk is. Zonder die lijst wordt het instelscherm een gokspel.

  1. Op welke dagen bezorgt u? En op welke dagen verzendt u, want dat is niet hetzelfde. Verzendt u op vrijdag, dan is zaterdag een bezorgdag maar maandag niet.
  2. Wat is de uiterste besteltijd? Bestellen voor twee uur betekent morgen verzenden. Vergeet niet dat die grens ook in het weekend geldt.
  3. Hoeveel voorbereidingstijd heeft u nodig? Bij maatwerk of verse producten kan dat meerdere dagen zijn, en het kan per product verschillen.
  4. Hoeveel bestellingen kunt u per dag aan? Dit is de belangrijkste en meest vergeten instelling. Zonder maximum verkoopt u op een drukke zaterdag veertig taarten terwijl u er twintig kunt bakken.
  5. Welke dagen sluit u uit? Feestdagen, vakantieperiodes en dagen waarop uw vervoerder niet rijdt. Zet ze een jaar vooruit in de agenda van de plugin.
  6. Wat gebeurt er bij een gemengde bestelling? Een product met vijf dagen levertijd samen met een voorraadartikel: levert u alles later, of splitst u de zending? Bepaal dat, en toon het aan de klant.

Waar het in de praktijk misgaat

  • De kalender houdt geen rekening met de voorraad. De klant kiest overmorgen voor een artikel dat pas volgende week binnenkomt. Koppel de beschikbare dagen aan de levertijd van het product, niet alleen aan uw algemene planning.
  • De gekozen datum belandt niet op de pakbon. Het staat wel bij de bestelling, maar de inpakker ziet het niet. Zet het veld op de pakbon, in de bevestigingsmail én in het overzicht van uw bestellingen.
  • Sorteren op besteldatum in plaats van bezorgdatum. Bij een leverdatumkeuze moet uw bestellijst op leverdatum kunnen sorteren, anders pakt u de verkeerde volgorde in.
  • De kalender komt uit de cache. Beschikbare dagen zijn per moment anders. Staat de kassapagina in de cache, dan toont u dagen die al vol zitten. De kassa hoort altijd van caching uitgesloten te zijn.
  • Twee klanten kiezen tegelijk het laatste plekje. Zonder reservering bij het plaatsen van de bestelling verkoopt u een vol tijdvak twee keer. Zeker rond feestdagen gebeurt dit echt.
  • De datum verandert bij een wijziging. Past u de bestelling achteraf aan, dan wordt de gekozen datum soms gewist. Controleer dat bij het testen.

Een voorbeeld: een banketbakker met een online bestelmogelijkheid had rond de feestdagen een maximum van vijfentwintig bestellingen per dag ingesteld. Wat er niet was ingesteld, was dat een bestelling met drie taarten ook drie plaatsen kost. Op oudejaarsdag stonden er vijfentwintig bestellingen met in totaal eenenzestig taarten. Sindsdien telt het maximum op productaantal en niet op bestelling.

Wat het u oplevert

De winst zit op drie plekken. Minder mislukte leveringen, omdat de klant weet wanneer hij thuis moet zijn. Minder telefoontjes met de vraag wanneer het komt. En bij producten waar het moment ertoe doet, simpelweg meer bestellingen, omdat mensen anders niet durven te kopen.

Er is ook een kostenkant. Een gekozen bezorgdag betekent dat u niet meer kunt schuiven met uw planning. Een piek op vrijdag kunt u niet doorschuiven naar maandag. Reken erop dat uw magazijnplanning strakker wordt, niet losser.

Overweeg daarom of u een toeslag rekent voor een specifiek tijdvak of een zaterdaglevering. Dat mag, mits u het duidelijk toont voordat de klant afrekent. Hoe u zulke toeslagen netjes in uw verzendinstellingen zet, staat in het artikel over verzendkosten instellen in WooCommerce.

Wanneer u het beter niet aanbiedt

Verkoopt u standaardartikelen die binnen een dag met een pakketdienst gaan, dan voegt een datumkeuze weinig toe. De klant wil dan gewoon “zo snel mogelijk”, en elke extra stap in de kassa kost conversie. Een duidelijke levertijdbelofte op de productpagina werkt daar beter dan een kalender.

Ook als u niet kunt garanderen dat u de gekozen dag haalt, kunt u het beter laten. Een gemiste toegezegde datum is schadelijker dan geen keuze. Bied dan liever een indicatie plus goede track-and-trace.

Twijfelt u, begin dan klein: alleen een keuze tussen “zo snel mogelijk” en “op een latere datum”, zonder tijdvakken. Dat vangt de belangrijkste behoefte af zonder dat u uw hele planning omgooit.

Het inrichten, testen en na elke update opnieuw controleren van zo’n kalender hoort bij het onderhoud van een goed werkende bestelroute. Bij WebMaintor is dit een van de onderdelen die na een WooCommerce-update standaard opnieuw wordt getest, omdat een gewijzigde kassapagina de datumkeuze regelmatig laat verdwijnen.

Wat er bij zo’n vernieuwde kassapagina precies verandert en waarom velden van derden daar sneuvelen, leest u in de uitleg over de nieuwe blokken-checkout.

Concrete volgende stap: plaats een testbestelling met een gekozen bezorgdag en controleer of die datum terugkomt op de pakbon en in de bevestigingsmail. Ontbreekt hij op een van die twee plekken, dan is dat uw eerste aanpassing.