De nieuwe website is live. De webbouwer stuurt de laatste factuur, u deelt de link op LinkedIn en iedereen is tevreden. Drie maanden later verschijnt een melding over een verlopen plugin-licentie. Zes maanden later reageert het contactformulier niet meer. En als u dan de bouwer belt, hoort u dat onderhoud “niet in de offerte zat”. Dat is geen kwade wil; het is het gevolg van iets wat bijna niemand vooraf bespreekt.
Ons standpunt is simpel: website onderhoud na oplevering is geen bijzaak die u later wel regelt, maar een onderdeel van het project dat u vóór de livegang vastlegt. In dit artikel leggen we uit waarom, en welke afspraken u concreet maakt. Wij bouwen zelf geen websites, dus u hoeft hier geen verkooppraatje voor een bouwproject te verwachten. Wel zien we dagelijks wat er gebeurt als deze afspraken ontbreken.
Waarom oplevering het verkeerde moment is om over onderhoud na te denken
Bij de oplevering is iedereen moe. Het project heeft langer geduurd dan gepland, de laatste teksten kwamen op het laatste moment binnen, en zowel u als de bouwer wil het afronden. Niemand heeft dan zin in een gesprek over back-ups en updateschema’s.
Toch is dat precies het moment waarop de kennis nog vers is. De bouwer weet welke plugins er zijn geïnstalleerd, welke licenties op wiens naam staan en welke aanpassingen in het thema zijn gedaan. Een half jaar later is die kennis vaak weg: de projectleider is naar een ander bureau, de developer is freelancer geworden, en het dossier bestaat uit e-mails die niemand meer terugvindt.
Daarom is onze mening dat onderhoud in de offertefase thuishoort. Niet omdat u meteen moet beslissen wie het doet, maar omdat de bouwer dan nog verplichtingen heeft om alles overdraagbaar op te leveren.
Zeven afspraken die u vóór de livegang maakt
Deze punten kunt u letterlijk in een e-mail aan uw bouwer zetten. Ze zijn redelijk, ze kosten de bouwer weinig extra werk, en ze besparen u later veel gedoe.
- Wie is eigenaar van wat. Domeinnaam, hostingaccount, thema-licentie en premium plugins: alles op uw naam of op naam van uw bedrijf. Niet op naam van het bureau. Wat dit precies betekent, leest u in de uitleg over eigendom van uw website.
- Een overdrachtsdocument. Eén pagina met alle inloggegevens (in een wachtwoordmanager, niet in een e-mail), de lijst van plugins met hun doel, de PHP-versie, en waar de back-ups staan.
- Een child-thema of documentatie van maatwerk. Als er code is aangepast, moet die overleven bij een thema-update. Vraag expliciet hoe dat is geregeld.
- Licenties met een verloopdatum in uw agenda. Premium thema’s en plugins verlopen na een jaar. Als de licentie op naam van het bureau staat en het bureau stopt, krijgt u geen updates meer.
- Een garantietermijn voor fouten. Dertig tot negentig dagen waarin bugs die uit de bouw voortkomen kosteloos worden opgelost. Leg vast wat een bug is en wat een nieuwe wens is.
- Wie doet de updates in de eerste drie maanden. Precies in die periode zijn plugins vaak nog niet allemaal bijgewerkt en is er een verhoogde kans op conflicten.
- Wat er gebeurt bij een hack of storing. Is de bouwer bereikbaar, tegen welk tarief, en binnen welke termijn? Als het antwoord “dat doen wij niet” is, weet u dat nu in plaats van op een zaterdagavond.
Een voorbeeld van hoe het misgaat
Een installatiebedrijf in Apeldoorn liet in het voorjaar een nieuwe website bouwen door een klein bureau. Mooi resultaat, nette prijs. In de offerte stond niets over onderhoud, en niemand vroeg ernaar. Het bureau installeerde een premium formulierplugin op zijn eigen bureaulicentie en een paginabouwer op een licentie die na een jaar zou verlopen.
Veertien maanden later stopte het bureau ermee. De licenties verliepen, de plugins kregen geen updates meer, en na een WordPress-update viel het offerteformulier stil. Het installatiebedrijf merkte dat pas na drie weken, omdat aanvragen gewoon niet meer binnenkwamen. Het herstel was niet ingewikkeld, maar het had een eenvoudig overdrachtsdocument en licenties op eigen naam volledig voorkomen.
De les is niet dat het bureau slecht werk leverde. De les is dat onderhoud nooit is besproken, en dat de gevolgen daarvan pas zichtbaar werden toen het bureau er niet meer was.
Bouwer en onderhoudspartij hoeven niet dezelfde te zijn
Veel ondernemers gaan ervan uit dat de partij die bouwt ook de partij is die onderhoudt. Dat kan, en soms is het handig. Maar het is geen vanzelfsprekendheid, en het is ook geen verplichting. Bouwen en onderhouden zijn verschillende vakken: het ene vraagt ontwerp en ontwikkeling, het andere vraagt discipline, monitoring en snel reageren.
Wat wel belangrijk is: als u het onderhoud bij een andere partij onderbrengt, moet die partij toegang hebben tot alles wat in punt 1 en 2 hierboven staat. Een onderhoudspartij die geen hostingtoegang heeft of niet weet welke plugins waarvoor dienen, kan niet goed werken. Daarom zijn die eerste afspraken belangrijker dan de keuze wie het uiteindelijk doet.
Waar u op let bij het kiezen van zo’n partij, hebben we uitgewerkt in de checklist voor een onderhoudscontract. Of u dat bij de bouwer, bij een gespecialiseerd bureau of via een abonnement voor websiteonderhoud regelt, is een tweede stap. Eerst zorgt u dat de site overdraagbaar is.
Wat als de site al live is en dit nooit is geregeld?
Dan is het niet te laat, alleen wat meer werk. Begin met de inventaris: welke licenties zijn er, op wiens naam staan ze, en wanneer verlopen ze? Log in op de hosting en controleer of uw eigen e-mailadres het hoofdaccount is. Vraag de bouwer om een overdrachtsdocument, ook als het project al een jaar geleden is afgerond. De meeste bureaus werken daar gewoon aan mee.
Zet vervolgens één ding in gang: een externe back-up die niet op dezelfde server staat als de website. Dat is de enige maatregel die, wat er ook misgaat, altijd een weg terug biedt.
Conclusie
Onderhoud begint niet na de oplevering, maar bij de offerte. Zeven afspraken, die samen misschien een uur overleg kosten, bepalen of u over twee jaar nog grip heeft op uw eigen website. Stuur uw bouwer vandaag nog een e-mail met de vraag om een overdrachtsdocument en een overzicht van licenties op uw naam. Dat is de eerste concrete stap, en meteen de belangrijkste.
