Een evenementenkalender in WordPress lijkt een klein onderdeel: een lijstje met data en titels. In de praktijk is het vaak het onderdeel dat de meeste handmatige uren opslokt, omdat dezelfde activiteit op drie of vier plekken opnieuw wordt ingetypt. En als het druk is, is de agenda het eerste dat achterloopt.
Dit artikel gaat over het inrichten en bijhouden ervan met zo min mogelijk dubbel werk. Voor verenigingen, culturele instellingen, opleiders en bedrijven met terugkerende bijeenkomsten.
Kies één plek waar een activiteit ontstaat
Het dubbele werk ontstaat doordat er geen bron is. De secretaris zet het in de nieuwsbrief, iemand anders op de site, een derde op social media, en niemand weet welke tijd nu klopt.
Spreek af dat een activiteit één keer wordt ingevoerd, en dat de andere plekken daaruit putten. In de meeste gevallen is de site die bron: daar staat de volledige informatie, en de nieuwsbrief en berichten verwijzen ernaar met een link. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook dat er drie verschillende aanvangstijden circuleren.
Werkt uw organisatie al met een gedeelde agenda in uw kantoorpakket, dan kan die de bron zijn en importeert de site die agenda. Dat is technisch prima mogelijk met de gangbare kalenderplugins, mits u accepteert dat u dan minder opmaakvrijheid heeft op de site.
Wat u per activiteit vastlegt
Leg een klein sjabloon vast, zodat iedereen dezelfde velden invult. Dat scheelt navraag achteraf.
- Begin- en eindtijd, en of het een activiteit van een hele dag is.
- Locatie met adres. Niet alleen “de zaal”, want mensen zoeken op hun telefoon naar de route.
- Of aanmelden nodig is, en waar dat gebeurt.
- Kosten, ook als het gratis is: dat is precies wat mensen willen weten.
- Contactpersoon voor vragen.
- Categorie, zodat bezoekers kunnen filteren op wat hen aangaat.
Vul die velden ook echt in de daarvoor bedoelde velden van de plugin in, en niet in de vrije tekst. Alleen dan kan de kalender ze gebruiken voor filters, voor de agendaweergave en voor de gestructureerde gegevens waarmee zoekmachines evenementen herkennen.
Terugkerende activiteiten: de grootste tijdwinst
Wekelijkse repetities, maandelijkse bijeenkomsten, jaarlijkse cursussen. Alle serieuze kalenderplugins kunnen herhalingen aan, en dat is waar u de meeste uren wint. Twee waarschuwingen daarbij.
Ten eerste: zet geen herhaling in zonder einddatum. Een reeks die eeuwig doorloopt, levert een agenda op met honderden toekomstige items en maakt uw overzichtspagina traag. Zet een einddatum aan het eind van het seizoen en verleng die bewust.
Ten tweede: kijk hoe uw plugin omgaat met uitzonderingen. Een repetitie die door de kerstvakantie vervalt, moet u kunnen annuleren zonder de hele reeks te breken. Test dat voordat u tweehonderd items aanmaakt.
Oude activiteiten: laten staan of opruimen?
Hier lopen mensen vast, en het antwoord hangt af van uw doel.
Laten staan is verstandig als uw activiteiten zoekverkeer opleveren of als het archief laat zien wat u doet. Een cursus die elk jaar terugkomt, kunt u beter bijwerken op hetzelfde adres dan elk jaar opnieuw aanmaken; dan bouwt u waarde op één plek op.
Opruimen is beter als de agenda vooral praktisch is en het archief niemand iets zegt. Verwijder dan wat ouder is dan een jaar, of zet het op onzichtbaar.
Wat u in beide gevallen doet: zorg dat verlopen activiteiten niet meer bovenaan de overzichtspagina staan en dat een oude aanmeldknop niet meer werkt. Een bezoeker die zich inschrijft voor een bijeenkomst van vorig jaar, is een ongemakkelijk telefoontje. Kiest u voor verwijderen, kijk dan of er nog links naartoe wijzen; de afweging daarvoor staat in de uitleg over verwijderen of omleiden van pagina's.
Techniek: waar kalenders in de praktijk stukgaan
- Tijdzone-instellingen. Staat de tijdzone van uw site niet op Amsterdam, dan verschuiven aanvangstijden. Controleer dit voordat u begint.
- Caching op de overzichtspagina. Een pagina die uit de cache komt, kan een activiteit tonen die net is geannuleerd, of een reeks die al voorbij is. Zet een korte vervaltijd op deze pagina.
- Zware overzichtspagina’s. Een kalenderweergave met honderden items en per item een afbeelding is een van de traagste pagina’s die u kunt maken. Toon standaard de komende maand en laat de rest achter een filter.
- Updates van de kalenderplugin. Deze plugins krijgen regelmatig grote versies waarin de weergave verandert. Test op een kopie, want een lege agenda tijdens uw drukste week is pijnlijk.
- Aanmeldformulieren per activiteit. Test of aanmeldingen aankomen, en of ze te herleiden zijn naar de juiste activiteit.
Zichtbaar worden met uw activiteiten
Als u wilt dat uw bijeenkomsten buiten uw eigen bezoekers om gevonden worden, let dan op twee dingen. Ten eerste: geef elke activiteit een eigen pagina met een beschrijvende titel, waarin plaats en datum staan. Een agendapagina met alleen een lijst geeft zoekmachines te weinig houvast om één activiteit te tonen.
Ten tweede: controleer of uw kalenderplugin de gegevens in gestructureerde vorm meestuurt. De meeste doen dat automatisch, maar het gaat mis zodra u tijden of locaties in de vrije tekst zet in plaats van in de daarvoor bedoelde velden. Kijk in de zoekconsole of uw activiteiten als evenement worden herkend; staan daar fouten, dan wijst dat vrijwel altijd op ontbrekende velden en niet op een technisch probleem.
Een werkbaar ritme
Zet twee vaste momenten in de agenda van degene die dit beheert. Wekelijks vijf minuten: staat alles van de komende twee weken erop en klopt het? Maandelijks een halfuur: activiteiten van de volgende periode invoeren, verlopen items afhandelen en de aanmeldingen nalopen.
Voor organisaties met vrijwilligers is het belangrijk dat minstens twee mensen dit kunnen. Leg de handelingen vast in een korte instructie met schermafdrukken, want dit is bij uitstek de taak die bij een wissel blijft liggen. Hoe u dat soort kennis vastlegt staat in het artikel over documentatie van uw website.
Wij nemen bij sites met een actieve agenda de kalenderplugin standaard mee in de testronde na elke update, omdat het een van de onderdelen is die zichtbaar stukgaat en zelden getest wordt. Dat hoort bij WebMaintor bij de maandelijkse controle van een WordPress-site.
Concrete volgende stap: kijk op uw eigen agendapagina of het eerstvolgende item nog moet plaatsvinden. Staat daar iets van vorige maand bovenaan, dan is dat het eerste wat u vandaag oplost.
