Er zijn genoeg redenen om een website offline te halen. Een tweede merk dat u niet meer voert, een vestiging die sluit, een actiesite die is afgelopen, of een bedrijfsonderdeel dat is verkocht. De reflex is dan om de hosting op te zeggen en klaar. Dat is de duurste manier om het te doen, want u gooit in één beweging uw inhoud, uw e-mail en soms uw domeinnaam weg.
Een site netjes uitzetten kost een dagdeel en levert een archief op waar u later nog bij kunt. Dit artikel loopt de volgorde langs, inclusief de dingen die mensen achteraf blijken te missen.
Bepaal eerst wat u bewaart en waarom
Er zijn drie redenen om iets te bewaren, en ze vragen elk om iets anders.
Omdat u het misschien nog nodig heeft. Teksten, foto’s, klantverhalen, een productcatalogus. Die wilt u kunnen doorzoeken, niet per se weer online zetten.
Omdat het moet. Bestellingen, facturen en klantcorrespondentie kennen bewaartermijnen. Voor de fiscale bewaarplicht geldt in Nederland doorgaans zeven jaar; wij zijn geen fiscalisten, dus stem dit af met uw boekhouder voordat u iets weggooit. Persoonsgegevens die u niet meer nodig heeft hoort u juist te verwijderen.
Omdat het verkeer waarde heeft. Trekt de site nog bezoekers of staan er links naar toe, dan is wegflikkeren zonde. Daarover verderop meer.
De volgorde waarin u het doet
- Maak een volledige back-up van bestanden en database en zet die op twee plaatsen: uw eigen opslag en een externe dienst. Test of het bestand daadwerkelijk te openen is; een archief dat u niet kunt uitpakken is geen archief.
- Exporteer de inhoud ook in leesbare vorm. Een databasedump kunt u over vijf jaar alleen met een technicus openen. Maak daarnaast een export van berichten en pagina’s, en download de mediamap als losse bestanden.
- Maak een bladerbare kopie. Met een hulpmiddel dat de site als vaste bestanden opslaat, houdt u een versie over die u lokaal kunt openen in een browser. Dit is het formaat waar mensen jaren later het meest aan hebben.
- Haal de bestellingen en klantgegevens eruit die u om administratieve redenen moet houden, en zet die in uw boekhouding of in een beveiligde map. Niet in de sitedump laten zitten waar niemand ze kan vinden.
- Leg vast wat er stond. Een simpel document met de webadressen, de gebruikte plugins, de themanaam en de licenties. Dat scheelt uren als er ooit iets terug moet.
- Zet de site pas daarna uit.
Wat u met het domein en de e-mail doet
Dit is het onderdeel waar het vaakst spijt van komt. Zeg de hosting op en het domein gaat vaak mee, en dan begint de klok van de quarantaine te lopen. Daarna kan iedereen uw oude domeinnaam registreren, inclusief partijen die er iets ongewenst op zetten.
Houd het domein aan. Het kost een tientje per jaar en het voorkomt dat uw oude merknaam bij een ander terechtkomt. Zet automatische verlenging aan en controleer dat het contactadres nog werkt, precies zoals beschreven bij het voorkomen van een verlopen domeinnaam.
De e-mail is een apart hoofdstuk. Stopt u met het domein, dan stoppen ook de mailadressen erop. Stel minstens een jaar lang een doorstuurregel in naar uw huidige adres, want er komt gegarandeerd nog post binnen van instanties en oude klanten. Bewaar daarnaast de bestaande postbussen; een mailarchief exporteren kost een uur en is later niet meer te maken.
Drie manieren om de site uit te zetten
Doorsturen naar uw hoofdsite. De nettste optie als er nog verkeer is. Stuur bij voorkeur elke pagina door naar de dichtstbijzijnde vergelijkbare pagina op de nieuwe site, en niet alles naar de startpagina. Doet u dat laatste, dan ziet Google dat als een lege doorverwijzing en verdwijnt de waarde alsnog.
Eén afscheidspagina. Een enkele pagina op het domein met uitleg en een verwijzing. Goedkoop te hosten en duidelijk voor mensen die uw oude visitekaartje nog hebben. Dit werkt goed bij een vestiging die is gesloten.
Volledig uit de lucht. Alleen als er echt niets meer heen wijst, bijvoorbeeld bij een interne testsite. Houd het domein dan alsnog geparkeerd.
Voor een afgelopen campagne is de eerste optie meestal de juiste. Hoe u dat opruimwerk structureel inplant staat in het overzicht over het opruimen van campagnepagina's.
Wat u niet moet doen
Niet: de site laten staan zonder onderhoud. Een WordPress-site die twee jaar zonder updates online blijft, wordt vroeg of laat gebruikt om spampagina’s op te zetten. Dat merkt u pas als uw domein op een zwarte lijst staat en uw gewone zakelijke mail niet meer aankomt. Een vergeten site is een van de meest voorkomende oorzaken van een besmet domein.
Ook niet: alleen vertrouwen op een archiefdienst op internet die pagina’s bewaart. Die vangt vaak niet alles, mist afbeeldingen en bewaart geen achterliggende gegevens.
En niet: het archief opslaan op de laptop van één medewerker. Zet het op de bedrijfsopslag, met een leesbare mapnaam en een tekstbestandje dat uitlegt wat erin zit.
Een realistische inschatting
Voor een eenvoudige site bent u met deze aanpak twee tot drie uur bezig. Bij een webshop met bestelgeschiedenis loopt dat op naar een dag, vooral door het uitzoeken welke gegevens u moet bewaren en welke u juist moet verwijderen. Dat is te overzien tegenover het alternatief: over twee jaar constateren dat de teksten die u wilt hergebruiken nergens meer staan.
Wij nemen dit bij WebMaintor mee als een afgebakende klus met een opleverdocument, zodat de volgende beheerder ziet wat er is bewaard en waar. Sites die wél in de lucht blijven, zetten we daarna gewoon terug in de reguliere controlerondes, want een halfslapende site is nog steeds een site die updates nodig heeft.
Concrete volgende stap: kijk of u nog domeinen of subsites heeft die niemand meer gebruikt. Vindt u er een, controleer dan eerst of daar nog WordPress op draait, en hoe lang die zonder update staat.
