De vraag komt vaak in deze volgorde: eerst wordt besloten dát er iets met AI moet gebeuren, daarna pas of de winkel er klaar voor is. Terwijl die tweede vraag alles bepaalt. Een webshop automatiseren met een checklist vooraf voorkomt dat u een slimme assistent bouwt boven op een productdatabase waarin de helft van de velden leeg is.

Deze lijst gaat niet over welke tool u kiest. Hij gaat over de vraag of uw winkel de informatie heeft waarmee zo’n tool iets zinnigs kan doen. Blijven er te veel punten open, dan is het opruimen van uw data de eerste klus, en dat levert vaak al meer op dan het AI-project zelf.

Uw productgegevens

  • Elk product heeft een unieke artikelcode die ook in uw andere systemen gebruikt wordt.
  • Categorieën zijn consequent toegewezen; er is geen restcategorie waar een kwart in zit.
  • Belangrijke eigenschappen staan in aparte velden, niet verstopt in de beschrijving. Denk aan maat, kleur, materiaal, gewicht, aansluiting.
  • Er staan geen tegenstrijdigheden tussen de titel, de beschrijving en de specificaties.
  • Producten die niet meer leverbaar zijn, staan op niet-beschikbaar en niet gewoon op voorraad nul.
  • Varianten zijn echt varianten, niet vijf losse producten met bijna dezelfde naam.
  • Afbeeldingen hebben een alt-tekst die het product beschrijft.

Waarom dit telt: een AI-assistent die klanten helpt kiezen, doet dat op basis van deze velden. Staat het materiaal alleen in de lopende tekst van driehonderd producten en nergens anders, dan kan hij de vraag “hebben jullie dit ook in rvs” niet betrouwbaar beantwoorden. Hetzelfde geldt voor uw eigen zoekfunctie: veel winkels merken dat het verbeteren van de zoekfunctie in de webshop met dezelfde opruimactie begint.

Voorraad en levertijd

  1. De voorraadstand in uw webshop klopt met de werkelijkheid, of u weet hoeveel hij afwijkt.
  2. Er staat per product of per categorie een levertijd, en die is actueel.
  3. Nabestellingen en backorders zijn zichtbaar als zodanig.
  4. De koppeling met uw voorraadsysteem of groothandel draait en wordt bewaakt.

Dit is de plek waar automatisering het snelst pijn doet. Een bot die tegen een klant zegt dat iets op voorraad is terwijl dat niet zo is, veroorzaakt een annulering en een slechte beoordeling. Klopt uw voorraad niet, laat de bot dan simpelweg niets over voorraad zeggen en doorverwijzen naar de productpagina.

Uw teksten

  • Er is een merkstem op papier: aanspreekvorm, lengte, wel of geen humor, welke woorden u niet gebruikt.
  • Er is een lijst van twintig tot vijftig producten waarvan de tekst als voorbeeld kan dienen.
  • U weet welke productteksten van de leverancier komen en dus letterlijk ook bij concurrenten staan.
  • Er is iemand aangewezen die gegenereerde teksten nakijkt voordat ze online gaan.
  • Claims over gezondheid, veiligheid of duurzaamheid worden nooit automatisch gepubliceerd.

Dat vierde punt is geen formaliteit. Bij het herschrijven van productteksten met AI ligt het tempo hoog, en zonder een vaste nakijkstap belandt er binnen een week een verkeerde specificatie op een pagina. Reken op ongeveer twee tot vijf minuten controle per product, ook bij een goede opzet.

De techniek eronder

  • Uw WordPress- en WooCommerce-versie zijn actueel en de PHP-versie wordt nog ondersteund.
  • Er draait een geteste back-up, en u weet hoe lang terugzetten duurt.
  • Er is een testomgeving waar wijzigingen eerst heen gaan.
  • De winkel laadt op mobiel binnen een redelijke tijd; er is ruimte voor een extra script.
  • Uw bestelbevestigingen en andere mails komen bewezen aan.
  • U weet welke plugins er draaien en welke daarvan niet meer worden onderhouden.

Een winkel met vijftig plugins waarvan er acht verlaten zijn, is geen goede ondergrond voor nieuwe koppelingen. Dat is niet omdat AI kwetsbaar zou zijn, maar omdat elke extra koppeling meebreekt als er iets in de basis schuift. Wij behandelen AI-uitbreidingen op een webshop daarom als onderdeel van het reguliere beheer, met dezelfde testomgeving en dezelfde updateronde.

De mensen

Techniek is het makkelijke deel. Loop deze vier vragen langs en beantwoord ze eerlijk.

Wie leest de gesprekken? Niet “iemand van het team”, maar een naam, met een vervanger voor vakanties.

Wie past de teksten aan als de prijzen veranderen? Als het antwoord uw externe bouwer is, betaalt u voor elke prijswijziging.

Hoeveel uur per week is hiervoor vrijgemaakt? Minder dan twee uur in de eerste maanden betekent dat het verwatert.

Wie mag beslissen om het uit te zetten? Zonder dat mandaat blijft een tegenvallende functie jarenlang staan.

Wat de uitkomst betekent

Blijven er in de eerste twee blokken meer dan drie punten open, begin dan daar. Het opruimen van productgegevens is saai werk, maar het verbetert meteen uw zoekfunctie, uw filters, uw feeds naar vergelijkers en uw vindbaarheid. Dat rendement is er ook als het AI-project nooit doorgaat, en dat maakt het een veiliger eerste stap.

Zijn de eerste twee blokken in orde en blijft alleen het laatste blok open, dan is het geen technisch probleem maar een organisatievraag. Los die eerst op; anders koopt u iets waar niemand tijd voor heeft.

Staat alles op groen, dan nog blijft de vraag of het de moeite waard is. Bij een winkel met vijftig producten en tien bestellingen per week is de eerlijke uitkomst vaak dat u beter kunt investeren in betere foto’s en snellere pagina’s. De schaal waarop dit soort automatisering echt loont, begint meestal bij enkele honderden producten of enkele tientallen klantvragen per week.

Concrete volgende stap: exporteer uw producten naar een spreadsheet en tel hoeveel rijen een leeg veld hebben bij materiaal, maat of gewicht. Dat getal vertelt u binnen tien minuten waar u staat.