Rond december vraagt vrijwel elke webwinkelier zich af of hij cadeaubonnen moet aanbieden. Het klinkt aantrekkelijk: u ontvangt het geld nu en levert later, en een deel wordt nooit ingewisseld. Een cadeaubon in WooCommerce is bovendien in een uurtje aangezet.

De rompslomp komt daarna. Btw op een moment dat u niet verwacht, bonnen die twee keer worden gebruikt, en een saldo dat niemand kan terugvinden. Dit artikel beschrijft de technische keuzes en de administratieve kant. Voor de fiscale behandeling geldt: wij zijn geen fiscalisten, dus overleg met uw boekhouder voordat u begint.

Wat een cadeaubon technisch is

WooCommerce kent standaard kortingscodes, en dat is iets anders dan een cadeaubon. Een kortingscode is een regel die een bedrag of percentage aftrekt. Een cadeaubon is een tegoed met een saldo dat kan worden opgemaakt in meerdere bestellingen.

Dat verschil is groter dan het lijkt. Een kortingscode met een vast bedrag van 50 euro is bij een bestelling van 30 euro voor de resterende 20 euro verloren. Een echte bon houdt die 20 euro als saldo. Wilt u dat, dan heeft u een uitbreiding nodig; met alleen de ingebouwde functies komt u er niet.

Er zijn drie soorten uitbreidingen in de markt. De officiële uitbreiding van WooCommerce zelf, die netjes meebeweegt met updates. Losse plugins van derden, vaak goedkoper en met meer functies. En een module binnen een groter pakket, bijvoorbeeld als u ook een kassasysteem gebruikt en de bon in de winkel inwisselbaar moet zijn. Die laatste is het belangrijkste onderscheid: een bon die alleen online werkt, is een andere keuze dan een bon die ook aan de toonbank geldt.

Een cadeaubon in WooCommerce instellen: wat ertoe doet

  1. Geldigheidsduur. Voor cadeaubonnen geldt in Nederland de gewone verjaringstermijn, tenzij u zelf iets anders afspreekt en dat vooraf duidelijk vermeldt. Een korte termijn van bijvoorbeeld een jaar mag doorgaans wel, maar moet zichtbaar zijn voor de koper. Laat uw voorwaarden nakijken.
  2. Gedeeltelijk gebruik toestaan. Zet dit aan. Een bon die bij deelgebruik vervalt, levert vrijwel gegarandeerd een klacht op.
  3. Combineren met kortingscodes. Bepaal of het mag. Meestal wel, want een bon is een betaalmiddel en geen korting. Test het wel, want sommige plugins rekenen dan verkeerd.
  4. Verzendkosten meenemen. Mag het saldo ook de verzendkosten dekken? Voor de klant is dat logisch; controleer of uw plugin het zo doet.
  5. Uitsluiten van de eigen bonnen. Een bon waarmee een nieuwe bon gekocht kan worden, is een uitnodiging tot gedoe. Sluit uw eigen cadeaubonproduct uit.
  6. Levering van de code. Direct per mail naar de koper, of op een gekozen datum naar de ontvanger? Dat tweede is een fijne functie rond feestdagen, maar test hem, want geplande mails zijn afhankelijk van de interne planner van WordPress.
  7. Uiterlijk van de bon. Een pdf met uw logo werkt beter dan een losse code in de tekst van een mail. Het is ook makkelijker door te sturen als cadeau.

De administratieve kant

Hier zit het meeste werk, en het is de reden dat we adviseren om vooraf met uw boekhouder te overleggen.

De hoofdlijn in Europa is dat er onderscheid wordt gemaakt tussen bonnen waarbij bij verkoop al vaststaat welk btw-tarief geldt, en bonnen die voor een heel assortiment met verschillende tarieven bruikbaar zijn. Bij de eerste soort is er bij verkoop al sprake van een belastbaar feit; bij de tweede pas bij inwisseling. Verkoopt u zowel producten met 21 procent als met 9 procent, dan valt uw bon vermoedelijk in de tweede categorie. Wij noemen dit uitdrukkelijk als aandachtspunt en niet als advies: laat uw situatie beoordelen.

Wat u technisch in elk geval regelt:

  • Verkochte bonnen als schuld in uw administratie. Het geld is binnen maar de prestatie is nog niet geleverd. Uw boekhouding hoort dat apart te tonen.
  • Een overzicht van uitstaande saldi. Op elk moment moet u kunnen zien hoeveel er nog openstaat, en dat bedrag hoort aan te sluiten bij uw boekhouding.
  • Een koppeling die bonnen apart boekt. Boekt uw boekhoudkoppeling de verkoop van een bon als gewone omzet, dan telt u dubbel zodra hij wordt ingewisseld. Hoe zo’n koppeling werkt, staat in het artikel over uw webshop koppelen aan de boekhouding.
  • Beleid voor niet-ingewisselde bonnen. Wanneer boekt u die vrij? Doe dat niet op gevoel en niet te vroeg.

Misbruik en fouten voorkomen

Cadeaubonnen zijn geld, en dat trekt aandacht. Een paar praktische maatregelen:

  • Gebruik lange, willekeurige codes. Een code als GIFT-0007 nodigt uit tot raden. Zestien willekeurige tekens is standaard bij goede plugins; controleer het.
  • Beperk het aantal pogingen. Zonder limiet kan iemand geautomatiseerd codes proberen op uw kassapagina. Dit is een reëel scenario en het is met een eenvoudige blokkade af te vangen.
  • Zorg dat een bon niet twee keer tegelijk kan worden gebruikt. Bij twee gelijktijdige bestellingen met dezelfde code moet de tweede geweigerd worden. Test dit expliciet; niet elke plugin doet het goed.
  • Log elk gebruik. Datum, bestelnummer, bedrag en resterend saldo. Zonder dat logboek kunt u een discussie met een klant niet oplossen.
  • Bepaal wat er gebeurt bij een retour. Betaalde de klant met een bon, dan gaat er geen geld terug maar hoort het saldo terug te komen. Dat gaat lang niet altijd vanzelf; meer daarover in het artikel over terugbetalingen in WooCommerce.

Een voorbeeld uit de praktijk: een winkel in woonaccessoires werkte met opeenvolgende bonnummers. Binnen twee weken had iemand het patroon door en werden er voor enkele honderden euro’s aan geldige codes geraden. Sinds de overstap op willekeurige codes en een limiet van vijf pogingen per bezoeker is dat niet meer voorgekomen.

Is het de moeite waard?

Voor winkels met een duidelijk cadeaukarakter, zoals woonaccessoires, boeken, hobbyartikelen of horeca, is het antwoord meestal ja. December kan dan een merkbaar deel van de jaaromzet opleveren, en de bonnen brengen in januari nieuwe bezoekers die vaak meer besteden dan het saldo.

Voor een technische groothandel of een shop met zakelijke klanten is het antwoord meestal nee. Daar wordt niet cadeau gegeven en levert het alleen administratie op.

Twijfelt u, kijk dan of klanten er nu al naar vragen. Wordt er niet naar gevraagd, dan is het geen gemis. Voegt u het toe, houd het dan het eerste jaar eenvoudig: één vast bedrag of een paar vaste bedragen, één jaar geldig, alleen online inwisselbaar.

Het inrichten, testen en na updates blijven controleren van deze functie hoort bij het bijhouden van de bestel- en betaalfuncties van uw shop. Bij WebMaintor testen we na een update standaard of een bon nog correct wordt afgetrokken, omdat dit het soort functie is dat stilletjes stukgaat en pas bij een boze klant opvalt.

Concrete volgende stap: als u al bonnen verkoopt, maak dan een overzicht van het openstaande saldo en vergelijk dat met wat er in uw boekhouding staat. Sluit dat niet aan, dan weet u dat uw koppeling de verkoop van bonnen als gewone omzet boekt en dat u daar eerst iets aan moet doen.