Het valt meestal op door iets anders. U wilt een mailing versturen, opent uw nieuwsbriefsysteem en ziet dat het aantal abonnees al maanden stilstaat. Terwijl er wel degelijk mensen op uw website het formulier invullen, want u ziet ze in het verkeer en soms bellen ze er zelfs over.

Als een Mailchimp-koppeling niet meer werkt, gebeurt dat vrijwel altijd geruisloos. Het formulier op uw site toont netjes een bevestiging, de bezoeker denkt dat hij aangemeld is, en er komt geen enkele foutmelding uw kant op. Dat maakt dit type storing zo vervelend: hij kost u wekenlang aanmeldingen voordat iemand het doorheeft. Hieronder de oorzaken die wij in de praktijk tegenkomen, in volgorde van hoe vaak ze voorkomen.

Waarom u er niets van merkt

Een nieuwsbriefkoppeling bestaat uit twee stukken die niets van elkaars welzijn weten. Het formulier op uw website slaat de inzending op en toont de bedanktekst. Daarna probeert een plugin het adres door te geven aan Mailchimp, Laposta, Brevo of MailerLite via een koppeling achter de schermen. Mislukt dat tweede stuk, dan is het eerste stuk allang klaar met zijn werk.

De meeste plugins schrijven zo’n mislukking hooguit weg in een logbestand dat niemand opent. Ze sturen zelden een waarschuwing. Daar zit meteen de belangrijkste les van dit artikel: bouw een controle in, want de software waarschuwt u niet uit zichzelf.

Oorzaak 1: de API-sleutel is verlopen of ingetrokken

Dit is verreweg de meestvoorkomende. De koppeling werkt met een lange sleutel die u ooit uit uw nieuwsbriefsysteem heeft gekopieerd. Die sleutel wordt ongeldig als iemand hem in het account verwijdert, als de medewerker op wiens account de sleutel stond uit dienst gaat, of als u naar een ander abonnement overstapt.

Controleren doet u zo: ga in WordPress naar de instellingen van uw nieuwsbriefplugin (bij Mailchimp for WordPress is dat MC4WP → Mailchimp). Daar staat een statusregel. Ziet u “Verbonden” met de naam van uw account, dan is de sleutel goed. Ziet u een foutmelding over authenticatie of een leeg lijstoverzicht, dan is dit het.

Oplossen: maak in uw nieuwsbriefsysteem een nieuwe sleutel aan onder een account dat blijft bestaan, plak hem in de plugin en sla op. Geef de sleutel een herkenbare naam, zodat over twee jaar duidelijk is waar hij voor dient.

Oorzaak 2: de lijst of de velden zijn veranderd

De koppeling wijst naar één specifieke lijst (bij Mailchimp: een audience) en naar specifieke velden daarin. Verandert er iets aan die kant, dan valt de koppeling stil zonder dat er iets aan uw website is aangeraakt.

Denk aan: een collega heeft een nieuwe lijst gemaakt en de oude gearchiveerd, iemand heeft een verplicht veld toegevoegd dat het formulier niet meestuurt, of een veldnaam is gewijzigd. Vooral dat verplichte veld is een klassieker: het formulier stuurt naam en e-mail, het systeem wil ook een bedrijfsnaam, en dus wordt elke inzending geweigerd.

Kijk in de plugin welke lijst geselecteerd staat en of die naam nog bestaat. Loop daarna de verplichte velden aan de kant van het nieuwsbriefsysteem langs en controleer of het formulier ze allemaal levert.

Oorzaak 3: dubbele opt-in en de bevestigingsmail

Soms werkt de koppeling wél, maar staan de aanmeldingen op “in afwachting”. Bij dubbele opt-in stuurt het nieuwsbriefsysteem een bevestigingsmail; pas na de klik erin telt iemand mee. Komt die mail in de spammap, of ziet uw bezoeker hem over het hoofd, dan blijft de lijst leeg terwijl er wel degelijk aanmeldingen zijn.

Controleer in uw nieuwsbriefsysteem of er onbevestigde contacten staan. Zijn dat er veel, kijk dan naar de afzender van de bevestigingsmail en of uw domein daarvoor correct is ingesteld met SPF, DKIM en DMARC. Bezorging verbetert aanzienlijk zodra dat klopt. Overigens: dubbele opt-in uitzetten mag technisch, maar het is voor de AVG en voor uw bezorgbaarheid meestal een slecht plan.

Oorzaak 4: een plugin-update, een conflict of caching

Na een update van de nieuwsbriefplugin, het formulierpakket of WordPress zelf kan de verbinding tussen formulier en koppeling wegvallen. Bij formulierbouwers wordt de nieuwsbriefactie als los onderdeel per formulier ingesteld; bij een update of het dupliceren van een formulier raakt die instelling weleens los.

Wat u nagaat:

  • Staat de nieuwsbriefactie nog aan bij dít formulier, of alleen bij het oude waarvan het gekopieerd is?
  • Is er een beveiligingsplugin of firewall bijgekomen die uitgaand verkeer blokkeert?
  • Staat er een caching- of optimalisatieplugin voor die het formulier statisch serveert met een verlopen beveiligingstoken?
  • Draait de site op een nieuwe PHP-versie waarop de plugin niet is bijgewerkt?

Test daarna zelf een aanmelding met een e-mailadres dat u nog niet gebruikt heeft, bijvoorbeeld een adres met een plusteken erin. Bestaande adressen leveren geen betrouwbare test op, omdat het systeem die stilzwijgend als duplicaat afhandelt.

Oorzaak 5: de mail van de website komt sowieso niet aan

Als naast de nieuwsbriefkoppeling ook de gewone contactformuliermails wegblijven, ligt het probleem breder: uw website verstuurt e-mail via de standaardfunctie van de server, en die belandt steeds vaker in de spam of wordt geweigerd. Dan is het geen koppelingsprobleem maar een bezorgprobleem, en de oplossing is verzending via een echte mailserver of een verzenddienst. Zie ook waarom mail van WordPress in de spam belandt voor die kant van het verhaal.

Zorg dat u het volgende keer binnen een dag merkt

Alle bovenstaande oorzaken zijn goed op te lossen. Het echte probleem is de tijd tussen “het valt stil” en “iemand ziet het”. Drie maatregelen die daar iets aan doen:

  1. Meld uzelf elke maand aan. Zet in uw agenda een terugkerende afspraak van twee minuten: vul het formulier in met een variant van uw eigen adres en controleer of u in de lijst verschijnt. Ouderwets, maar het werkt.
  2. Zet een tweede bestemming aan. Laat het formulier de inzending ook per mail naar uzelf of naar een gedeelde postbus sturen, en bewaar inzendingen in de database van de website. Dan bent u ze nooit kwijt, ook niet als de koppeling faalt.
  3. Kijk naar het aantal. Noteer één keer per maand het aantal abonnees. Twee maanden hetzelfde getal is een signaal, ook als u niet weet waarom.

Wie dit soort controles niet wil onthouden, laat ze meelopen in de maandelijkse ronde die er toch al is. Bij ons zit dat in het vaste beheer van de website: koppelingen en formulieren worden periodiek getest in plaats van pas bekeken als iemand ze mist. Ook zonder externe partij is het lijstje hierboven prima zelf uit te voeren.

Praktijkvoorbeeld

Een tuincentrum in de buurt van Apeldoorn merkte in februari dat het abonneeaantal sinds november niet meer was gestegen. De oorzaak: een medewerker had in november het Mailchimp-account opgeschoond en daarbij een ongebruikt ogende API-sleutel verwijderd. Vier maanden aan aanmeldingen, ruwweg tweehonderd mensen, waren nooit doorgekomen; die stonden alleen nog in de inzendingenlijst van de website.

Omdat het formulier de inzendingen óók lokaal bewaarde, kon de lijst met een export alsnog worden aangevuld, met een nette mail erbij waarin werd uitgelegd wat er was gebeurd. Zonder die lokale opslag was het verlies definitief geweest. Dat is precies waarom maatregel twee hierboven zo veel waard is.

Tot slot

Doe vandaag de test: meld uzelf aan via uw eigen website en kijk of u binnen vijf minuten in de nieuwsbrieflijst staat. Staat u er niet, loop dan de vijf oorzaken van boven naar beneden af. Staat u er wel, zet dan meteen die maandelijkse controle in uw agenda.