Het onderhoud van meerdere websites tegelijk is een ander verhaal dan het onderhoud van één site. Dat merkte een ondernemer uit Oost-Nederland die in twaalf jaar vijf bedrijven had opgebouwd: een installatiebedrijf, een groothandel, een verhuurtak, een opleidingsmerk en een webshop met onderdelen. Vijf websites, gebouwd door vier verschillende partijen, verspreid over vier hostingaccounts.

Deze case beschrijft wat we aantroffen, wat de samenvoeging kostte en wat het na een jaar opleverde. De cijfers zijn afgerond en het bedrijf blijft anoniem, maar de situatie is representatief voor wat we bij ondernemers met meerdere merken vaker zien.

De situatie bij de eerste inventarisatie

De aanleiding was niet technisch maar administratief. De boekhouder vroeg wat er nu precies onder de post “internet” viel, en dat bleek niemand te kunnen beantwoorden.

Wat de inventarisatie opleverde:

  • Vijf sites, drie paginabouwers. Twee op Elementor, één op Divi, één op een verouderd maatwerkthema en één op een standaardthema uit 2017.
  • PHP-versies van 7.2 tot 8.1. De oudste site had al vier jaar geen enkele update gehad.
  • Vier hostingaccounts bij drie partijen, met facturen op drie verschillende bedrijfsnamen.
  • Eén domeinnaam op naam van een oud-medewerker. Die was inmiddels vertrokken, maar stond nog als contactpersoon geregistreerd.
  • Twee sites zonder enige back-up buiten de hostingomgeving.
  • Zesentachtig openstaande updates over alle sites bij elkaar.
  • Circa 210 euro per maand aan losse abonnementen, waarvan een deel voor diensten die niemand meer gebruikte, waaronder een betaalde beveiligingsplugin op een site die al drie jaar offline had moeten zijn.

De opleidingssite bleek zelfs al zestien maanden niet meer nodig; het merk was gestopt, maar de site stond nog online, inclusief een formulier dat naar een niet meer bestaande mailbox verstuurde.

Wat we als eerste deden

Niet updaten. Dat is de verleiding bij zesentachtig openstaande updates, en het is de snelste weg naar vijf kapotte sites op één dag.

De volgorde was:

  1. Alles veiligstellen. Van elke site een volledige kopie, weggezet op een plek los van de hosting. Dat kostte een halve dag en was de goedkoopste verzekering in het hele traject.
  2. Eigendom rechtzetten. De domeinnaam op naam van de oud-medewerker overzetten naar de holding. Dat duurde drie weken, want de betreffende persoon moest meewerken en reageerde traag. Dit is bijna altijd het onderdeel dat het langst duurt.
  3. Beslissen wat weg mocht. De opleidingssite is offline gehaald, met doorverwijzingen van de drie pagina’s die nog verkeer kregen naar het hoofdbedrijf. Dat scheelde direct hosting en een licentie.
  4. Per site een testkopie. Daar zijn de updates uitgevoerd, van oud naar nieuw, in blokken van vijf tot tien.

Bij de oudste site liep het mis, zoals verwacht. De sprong naar PHP 8 legde een maatwerkkoppeling met het voorraadsysteem plat. Die is herschreven, wat vier uur extra kostte. Bij de overige vier sites verliep het zonder incidenten.

Wat we bewust niet hebben gedaan

We hebben de sites niet samengevoegd tot één WordPress-installatie met meerdere sites. Dat lijkt logisch en het scheelt op papier werk, maar het bindt vijf merken aan één technische basis. Gaat er iets mis, dan liggen ze alle vijf plat. Waar die keuze wel en niet verstandig is, staat in de afweging rond een gedeelde WordPress-installatie.

We hebben ook niet alles op één paginabouwer gezet. Dat betekent voor drie van de vijf sites een volledige herbouw, en daar was geen aanleiding voor. De sites werkten; ze waren alleen niet onderhouden. Dat verschil is belangrijk.

Wat het opleverde na twaalf maanden

De cijfers, met alle voorbehoud dat één praktijkgeval geen wetmatigheid is:

  • Van 210 naar circa 165 euro per maand, inclusief het beheer en exclusief de eenmalige inhaalslag. De winst zat in het schrappen van dubbele en ongebruikte diensten, niet in het uitknijpen van de hosting.
  • Eén factuur, één contactpersoon, één maandrapport. Voor de boekhouder was dit de belangrijkste uitkomst.
  • Laadtijd van de webshop van 4,1 naar 1,9 seconden, vrijwel volledig door de nieuwere PHP-versie en het opruimen van elf ongebruikte plugins.
  • Geen storing meer die pas door een klant werd gemeld. In het jaar ervoor was dat drie keer gebeurd.

De eenmalige inhaalslag kostte omgerekend ruim twee maanden aan besparing. Dat is een eerlijk beeld: samenvoegen levert pas vanaf ongeveer het derde kwartaal geld op, en de echte winst zit in het uitblijven van incidenten.

Meerdere websites onderhoud regelen: wat u hieruit meeneemt

Heeft u meer dan twee websites, dan is dit het rijtje dat er altijd toe doet:

  1. Maak een lijst van wat u heeft. Domeinnaam, hosting, wie de eigenaar is, wanneer het verloopt en wie het beheert. Vaak levert alleen die lijst al twee verrassingen op.
  2. Zet alle eigendom op de juiste naam. Doe dit zolang de betrokkenen nog bereikbaar zijn. Achteraf is dit het lastigste onderdeel.
  3. Haal weg wat niet meer nodig is. Een site die niemand meer gebruikt, is geen bezit maar een risico.
  4. Kies één ritme voor alle sites. Dezelfde dag, dezelfde volgorde, één rapport. Dat rapport hoeft niet dik te zijn; wat erin hoort, staat bij de opbouw van een bruikbaar maandrapport.
  5. Reken op een inhaalslag. Bij sites die jaren stilstonden is die er altijd, en het is beter om die te begroten dan hem te ontdekken.

Voor deze ondernemer was de belangrijkste uitkomst niet het bedrag maar de rust: één telefoonnummer bij een storing en één plek waar alles bekend is. Dat is ook de reden dat wij beheer van meerdere sites onder één afspraak als bundel aanbieden, met een lagere prijs per site naarmate het er meer zijn. Het werk per site daalt namelijk echt, en dat hoort u terug te zien.