Wie meerdere WordPress sites beheren moet, loopt vroeg of laat tegen hetzelfde aan: vijf keer inloggen, vijf keer hetzelfde lijstje updates aanvinken, vijf keer controleren of de voorpagina het nog doet. Bij twee sites is dat te overzien. Bij vijf of meer is het een halve dag per maand die niets oplevert.
Daar zijn beheerdashboards voor. MainWP en ManageWP zijn de twee bekendste, en ze werken op hetzelfde principe: op elke site komt een kleine koppelplugin, en vanuit één scherm ziet u alles. In dit artikel leest u wat dat oplevert, wat het niet oplost en welk risico u ervoor terugkrijgt.
Zo kunt u meerdere WordPress-sites beheren in één scherm
De winst zit in herhaling. Een greep uit wat u vanuit één scherm doet in plaats van per site:
- Updates. U ziet in één overzicht welke kern, thema’s en plugins achterlopen, en werkt ze in groepen bij. Wat losse handelingen waren, wordt één handeling.
- Back-ups aftrappen. Voordat u bijwerkt, laat u overal een moment vastleggen. Dat is de stap die mensen bij handmatig werk overslaan.
- Bereikbaarheid. U ziet meteen welke site eruit ligt, in plaats van dat u het van een klant hoort.
- Gebruikers. Een beheerdersaccount over alle sites tegelijk aanmaken of intrekken, bijvoorbeeld als een medewerker vertrekt.
- Rapportages. Een maandoverzicht per site, met wat er is bijgewerkt. Voor wie dit voor klanten doet, is dat de helft van de waarde.
Reken ruwweg: vijf sites handmatig bijwerken kost twintig tot dertig minuten per site per maand, inclusief controleren. Vanuit een dashboard blijft daar zo’n vijf tot tien minuten per site van over, waarbij de controle achteraf het meeste werk blijft.
MainWP en ManageWP naast elkaar
De keuze gaat vooral over waar de gegevens staan en hoe u betaalt.
MainWP installeert u zelf, op een eigen WordPress-installatie die als dashboard dient. Alles blijft op uw eigen server. De basis is gratis; uitbreidingen zoals uitgebreide rapportage of back-ups koopt u los of in een pakket. Voordeel: geen derde partij in het midden en geen kosten per site, wat bij twintig sites flink scheelt. Nadeel: dat dashboard is zelf ook een WordPress-site die u moet onderhouden en goed moet afschermen.
ManageWP draait bij de aanbieder. U logt in op hun platform en hoeft zelf niets te installeren behalve de koppelplugin. Het basisgebruik is gratis; functies als geplande back-ups of prestatiecontroles kosten een bedrag per site per maand, vaak een paar euro. Voordeel: direct klaar voor gebruik en niets om te beheren. Nadeel: uw sitegegevens en toegang liggen bij een externe dienst, en bij tientallen sites lopen de kosten per site op.
Er is een derde optie die vaak wordt vergeten: WP-CLI met een simpel script. Voor wie op de opdrachtregel thuis is, is dat sneller dan elk dashboard en er zit geen extra plugin in de weg. Wel mist u het overzicht en de rapportage.
Het risico dat u erbij koopt
Hier hoort een waarschuwing die zelden in de handleiding staat. Een beheerdashboard heeft op elke aangesloten site volledige rechten. Dat is precies wat het bruikbaar maakt, en precies wat het gevaarlijk maakt.
Wordt het dashboard overgenomen, dan zijn al uw sites in één klap toegankelijk. Er zijn in het verleden kwetsbaarheden gevonden in koppelplugins van dit type; dat is geen reden om het niet te doen, wel een reden om het serieus af te schermen. Praktische maatregelen:
- Zet tweestapsverificatie op het dashboardaccount. Dit is niet optioneel; dit account is de sleutelbos.
- Gebruik een dashboard dat niet ook uw bedrijfssite is. Zet het op een aparte installatie, liefst op een eigen subdomein of achter een afscherming op IP-niveau.
- Werk de koppelplugin met voorrang bij. Een update van juist deze plugin stelt u niet uit.
- Haal sites die u niet meer beheert eruit, en verwijder de koppelplugin op die site ook echt.
- Bewaar back-ups buiten de sites zelf, bij voorkeur op een opslag waar het dashboard alleen naartoe mag schrijven.
Hoe u bijhoudt of er iets bekend is over de plugins die u draait, staat uitgewerkt in de manier waarop kwetsbaarheden in plugins worden gevolgd.
Wat het niet oplost
Een dashboard voert updates uit; het beoordeelt ze niet. Of een grote versiesprong van een paginabouwer veilig is op een specifieke site, weet alleen iemand die die site kent. Massaal bijwerken over twintig sites tegelijk is dan ook de snelste manier om twintig sites tegelijk te breken.
Werk daarom in groepen. Zet de eenvoudige sites op automatisch bijwerken en houd de complexe sites, webshops en maatwerksites in de hand. Gebruik het dashboard voor het signaleren en het routinewerk, en uw eigen oordeel voor de rest.
Ook de controle achteraf blijft mensenwerk. Een dashboard meldt dat een update is gelukt; het ziet niet dat de winkelwagen sindsdien leeg blijft. Kijk na een updateronde altijd zelf naar de voorpagina, een formulier en, bij een webshop, de afrekenstap.
Wanneer u dit niet nodig heeft
Heeft u één of twee sites, dan is een centraal dashboard verspilde moeite. U voegt een plugin met verregaande rechten toe om vijf minuten per maand te besparen. Zet in dat geval automatische updates aan voor kleine versies, zet een agenda-afspraak voor de maandelijkse ronde, en klaar.
Vanaf een stuk of vier sites begint het te lonen. Beheert u sites voor anderen, dan is de rapportage vaak de doorslaggevende reden: klanten zien wat er is gedaan en dat maakt het gesprek over een vast beheerabonnement met maandelijkse rapportage eenvoudiger.
Een praktijkbeeld
Een marketingbureau met elf klantsites deed alles handmatig. Twee mensen, elk een halve dag per maand, plus de fouten die ontstaan doordat niemand precies wist wanneer welke site voor het laatst was bijgewerkt. Na de overstap op een zelfgehost dashboard ging dat terug naar ongeveer drie uur per maand, waarvan het grootste deel opging aan het nalopen van de twee complexe sites.
De echte winst zat elders: er lag ineens een overzicht met de datum van de laatste update per site. Dat maakte zichtbaar dat twee sites al zeven maanden achterliepen. Meer over hoe u dat per site nagaat, leest u in de uitleg over het controleren van uw WordPress-versie.
Concrete volgende stap: tel hoeveel sites u beheert en hoeveel minuten een updateronde per site kost. Komt u boven de twee uur per maand, dan verdient een dashboard zichzelf binnen een kwartaal terug.
