De laatste week van november en de eerste weken van december zijn voor veel webshops goed voor een fors deel van de jaaromzet. Het zijn ook de weken waarin alles wat het hele jaar half werkte, opeens echt breekt: de server die het net trok, de kortingscode die niet combineert, de verzendkoppeling die na een update nog niet was getest.
Een webshop voorbereiden op Black Friday is daarom geen kwestie van een banner ophangen op donderdagavond. Het is een reeks controles die zes weken eerder begint en die u in fasen afwerkt. Deze checklist is opgebouwd in vier fasen: zes weken vooraf, twee weken vooraf, de week zelf en de dagen erna. Per punt staat waarom het ertoe doet.
Zes weken vooraf: techniek en capaciteit
- Doe alle updates nu. WordPress, WooCommerce, thema, plugins. Test ze op een staging-omgeving met een proefbestelling. Vanaf nu wilt u geen grote wijzigingen meer, dus dit is het moment om de achterstand weg te werken.
- Test de belasting. Vraag uw host wat het pakket aankan, of laat een belastingtest draaien die tientallen gelijktijdige bezoekers nabootst op productpagina’s en de afrekenpagina. Wat u zoekt, is het moment waarop de laadtijd oploopt; hoe u dat inschat, leest u in het artikel over piekdrukte en servercapaciteit.
- Controleer de caching. Productpagina’s en categorieën gecachet, winkelwagen en afrekenen uitgesloten. Een cache die op de verkeerde pagina’s staat, merkt u onder drukte als eerste.
- Meet de snelheid van de afrekenpagina op mobiel. Het grootste deel van de Black Friday-bezoekers zit op de telefoon. Een afrekenpagina van vijf seconden is op een druk moment een afrekenpagina van vijftien.
- Regel de back-ups. Tijdens de actieweek wilt u minimaal elk uur een databaseback-up, extern opgeslagen. Stel dat nu in en controleer dat hij daadwerkelijk draait.
Twee weken vooraf: voorraad, kortingen en verzending
- Loop de voorraad na. Tel de actieproducten fysiek en zet de aantallen in de shop. Bepaal of u nabestellingen toestaat, en zo ja, met welke levertijd.
- Maak de kortingscodes aan en test ze. Test combinaties: werkt de code met gratis verzending, met andere codes, op uitgesloten producten? Stel een gebruikslimiet en een einddatum in. Een code zonder einddatum blijft in januari nog rondgaan.
- Controleer de verzendkoppeling. Maak een proefetiket. Controleer bij uw vervoerder de laatste ophaaltijden rond de feestdagen en zet de levertijdinformatie op de productpagina’s en in de checkout.
- Controleer de betaalmethodes. Plaats een echte testbestelling met iDEAL en met achteraf betalen, en betaal die ook. Kijk of de orderstatus goed doorkomt en de bevestigingsmail aankomt.
- Bereid de retourinformatie voor. Verlengde retourtermijn rond de feestdagen? Zet dat duidelijk op de site, anders wordt het in januari een discussie.
- Zet de e-mails op orde. Orderbevestiging, verzendbevestiging en, als u die gebruikt, de verlaten-winkelwagenmail. Controleer de teksten op verouderde informatie (“levering binnen 1 werkdag”) die u tijdens de drukte niet kunt waarmaken.
De week zelf: update-stop en bezetting
- Stel een update-stop in. Vanaf de maandag vóór Black Friday tot na de eerste week van december geen updates van plugins, thema of WooCommerce, tenzij het een kritieke beveiligingsupdate is. Zet automatische updates tijdelijk uit. Een update die op vrijdagochtend de checkout breekt, is de duurste update van het jaar.
- Zet de monitoring scherper. Uptime-monitoring elke minuut in plaats van elke vijf, en liefst een controle die daadwerkelijk een product in de winkelwagen legt. “De site is online” zegt niets over “klanten kunnen afrekenen”.
- Regel de bezetting. Wie kijkt er donderdagavond en vrijdagochtend naar de shop? Wie heeft de inloggegevens van host, betaalprovider en verzendkoppeling? Wie bellen jullie als het misgaat, en weet die persoon dat? Leg dat op één A4 vast en zorg dat het niet alleen in uw hoofd zit.
- Plan de actie in. Kortingen die om middernacht in moeten gaan, plant u in WooCommerce met een start- en einddatum. Niet handmatig om 23:55.
- Doe donderdagmiddag een laatste volledige testbestelling vanaf een telefoon, buiten uw eigen netwerk.
De dagen erna: nazorg
- Controleer de mislukte bestellingen. Filter in WooCommerce op “mislukt” en “in afwachting van betaling”. Een opvallend aantal in één uur wijst op een storing die u misschien niet heeft opgemerkt. Bel die klanten.
- Bewaar de cijfers. Piekbezoekers, laadtijd tijdens de piek, aantal bestellingen per uur. Dat zijn uw uitgangspunten voor volgend jaar, en het antwoord op de vraag of het hostingpakket moet groeien.
Kijk in die dagen ook naar de retouren die binnenkomen en naar de vragen bij de klantenservice. Terugkerende vragen over levertijd, of over een kortingscode die niet werkte, zijn de goedkoopste feedback op uw voorbereiding die u kunt krijgen. Noteer ze; volgend jaar staan ze bovenaan de lijst. En bekijk in de eerste rustige week welke tijdelijke instellingen (opgeschaalde hosting, kortere monitoringinterval, uitgezette automatische updates) weer terug moeten naar normaal.
Wat u zelf doet en wat u uitbesteedt
Voorraad, kortingscodes, teksten en bezetting zijn uw werk; niemand kent uw producten beter. De belastingtest, de cache-instellingen, de monitoring en de update-stop zijn technisch, en juist daar gaat het mis als niemand zich verantwoordelijk voelt. Als u een onderhoudspartij heeft, spreek dan zes weken vooraf door wie welk punt uit deze lijst oppakt. Bij doorlopend WooCommerce-onderhoud nemen wij de technische punten standaard mee, inclusief een testbestelling vlak voor de actie en een dagelijkse check tijdens de piek.
Een webshop in buitenkleding uit Nijmegen werkte vorig jaar voor het eerst met zo’n lijst. Het opvallendste resultaat was niet dat er niets misging (er ging iets mis: een kortingscode combineerde onbedoeld met gratis verzending), maar dat het binnen tien minuten werd opgemerkt en hersteld, omdat iemand die avond de bestellingen volgde. Het jaar ervoor was dezelfde fout pas op maandag ontdekt.
Volgende stap: pak uw agenda, tel zes weken terug vanaf Black Friday, en zet op die datum een afspraak met uzelf om punt 1 tot en met 5 in te plannen.
