Er komt iemand nieuw in dienst, of er vertrekt juist iemand, en dan moet er iets met de mail gebeuren. Een e-mailadres op uw domein aanmaken is meestal een kwestie van vijf minuten. Het opheffen is het lastigere deel, want daar kunt u post mee kwijtraken die u nooit terugziet.

In dit artikel leest u waar u de knoppen vindt, in welke volgorde u werkt en welke fouten wij het vaakst tegenkomen. Waar u precies klikt, verschilt per aanbieder, maar de stappen zijn overal dezelfde.

Eerst uitzoeken: waar draait uw mail eigenlijk?

Uw domeinnaam en uw mail hoeven niet bij dezelfde partij te staan. Er zijn ruwweg drie situaties:

  • Mail bij uw hostingpakket. U beheert de adressen in het hostingpaneel, meestal DirectAdmin, cPanel of Plesk. Dit komt veel voor bij Nederlandse hosters en zit vaak in de prijs.
  • Mail bij Microsoft 365 of Google Workspace. U beheert de adressen in een apart beheerscherm en betaalt per gebruiker per maand.
  • Mail bij een aparte mailprovider, terwijl de website ergens anders draait.

Welke van de drie het is, ziet u aan de MX-records van uw domein. Die kunt u opvragen met een gratis DNS-controletool. Staat daar iets met outlook of google in, dan weet u genoeg. Wat DNS precies doet, staat uitgelegd in de uitleg over DNS voor ondernemers.

Dit is geen overbodige stap. Wij zien geregeld dat iemand een adres aanmaakt in het hostingpaneel terwijl de mail allang bij Microsoft draait. Het adres bestaat dan wel, maar er komt nooit post binnen.

Een e-mailadres op uw domein aanmaken

Werk deze volgorde af.

  1. Log in bij de partij die uw mail verzorgt en zoek het onderdeel E-mail, Mailboxen of Gebruikers.
  2. Kies een adres volgens een vaste regel. Voornaam@ is gebruikelijk bij kleine bedrijven, voornaam.achternaam@ bij grotere. Kies één vorm en houd hem vol; door elkaar heen werken levert eindeloos verwarring op.
  3. Bepaal of het een echte mailbox moet zijn of een doorstuuradres. Een mailbox heeft eigen opslag en een eigen wachtwoord. Een doorstuuradres bestaat alleen op papier en stuurt alles door naar een bestaand postvak. Voor adressen als info@ of factuur@ is doorsturen vaak genoeg en scheelt het geld.
  4. Stel een sterk wachtwoord in en bewaar het in uw wachtwoordmanager. Mailboxen zijn een geliefd doelwit; een gekraakt postvak wordt binnen een dag gebruikt om spam te versturen vanaf uw domein.
  5. Geef ruimte mee. Bij hostingpakketten is de opslag gedeeld. Een postvak van 1 GB loopt bij intensief gebruik met bijlagen binnen een paar jaar vol, en volle postvakken weigeren stilletjes nieuwe post.
  6. Test het adres. Stuur er een mail naartoe vanaf een adres buiten uw bedrijf, en stuur er ook een mail vanaf naar buiten. Beide richtingen, want ze kunnen los stukgaan.
  7. Controleer of de uitgaande mail niet in de spam belandt. Dat hangt af van uw SPF-, DKIM- en DMARC-instellingen. Meer daarover in het artikel over uw domein beschermen tegen spoofing.

Een adres opheffen zonder post te verliezen

Hier gaat het het vaakst mis. Iemand vertrekt, het postvak wordt diezelfde dag verwijderd, en drie weken later blijkt dat een leverancier al die tijd naar dat adres bleef mailen. Die berichten zijn weg en komen niet terug.

Doe het daarom in deze volgorde:

  1. Zet eerst een automatisch antwoord aan waarin staat naar wie afzenders voortaan moeten mailen. Laat dat een paar weken staan.
  2. Zet daarna een doorstuurregel naar de collega die het werk overneemt, of naar een algemeen adres. Verander het wachtwoord, zodat de vertrokken medewerker er zelf niet meer bij kan.
  3. Bewaar de inhoud van het postvak. Exporteer het naar een bestand of laat het postvak bestaan zonder dat iemand erop kan inloggen. Denk aan de bewaartermijnen die voor uw administratie gelden; wij zijn geen fiscalisten, dus vraag dat bij twijfel na bij uw boekhouder.
  4. Loop na waar dit adres nog voor gebruikt wordt. Dit is de stap die iedereen overslaat. Denk aan het contactadres bij uw domeinregistrar, bij uw hosting, bij uw bank, bij uw boekhoudpakket en bij uw advertentieaccounts. Verdwijnt dat adres, dan kunt u die wachtwoorden niet meer herstellen.
  5. Verwijder het postvak pas na drie tot zes maanden, als er niets meer binnenkomt dat ertoe doet.
  6. Maak het adres daarna niet direct opnieuw aan voor iemand anders. De nieuwe medewerker krijgt dan de nasleep van zijn voorganger in zijn postvak, inclusief vertrouwelijke post.

Fouten die wij vaak zien

Alles naar één postvak sturen. Info@, verkoop@, administratie@ en de persoonlijke adressen die allemaal in hetzelfde postvak samenkomen. Overzichtelijk lijkt het, maar u kunt niet meer zien wat waarvoor bedoeld was en u kunt het later niet uit elkaar trekken.

Een gedeeld postvak met een gedeeld wachtwoord. Vier mensen die inloggen op info@ met hetzelfde wachtwoord: u weet niet wie wat heeft beantwoord en tweestapsverificatie is onbruikbaar. Gebruik daarvoor de gedeelde-postvakfunctie die de meeste diensten hebben.

Doorsturen naar een privé-Gmail. Handig, maar uw zakelijke post staat dan in een account dat niet van het bedrijf is, en bij vertrek is die post niet van u.

Het contactadres van het domein op het domein zelf zetten. Gaat er iets mis met uw domein, dan werkt uw mail ook niet meer en komt de waarschuwing nooit aan.

Hoeveel werk is dit per jaar?

Voor een bedrijf met vijf tot vijftien medewerkers komt dit neer op een paar handelingen per jaar plus één controle. Die controle is de moeite waard: loop de lijst met adressen door, kijk of ze allemaal nog bij iemand horen en of de postvakken niet vollopen.

Draait uw mail bij dezelfde partij als uw website, dan hoort dit vaak bij hetzelfde beheerpakket. Bij WebMaintor kijken we bij een storing standaard ook naar de mail, omdat die in de praktijk vaak op hetzelfde DNS leunt. Of u dat zelf doet of het onderbrengt bij iemand die het beheer van uw site bewaakt, maakt minder uit dan dat het überhaupt iemands taak is.

Concrete volgende stap: maak een lijst van alle adressen op uw domein en zet erachter van wie ze zijn. Elk adres waar u geen naam bij weet, is een adres dat u moet uitzoeken.