Open eens de formulierinzendingen op uw website en scroll naar beneden. Bij de meeste bedrijven staat daar nog elke aanvraag sinds de site is opgeleverd, inclusief namen, adressen en soms bijlagen. Niemand heeft ooit besloten dat dat zo moest; het is gewoon nooit opgeruimd. De bewaartermijn van persoonsgegevens op een website is daarmee in de praktijk oneindig, en dat is precies wat niet de bedoeling is.
Vooraf duidelijk zijn: wij zijn geen juristen en geen fiscalisten. Dit artikel geeft de denkwijze en de praktische kant, dus hoe u het opruimen werkbaar maakt. Voor harde termijnen in uw eigen situatie, zeker rond administratie en arbeidsgegevens, raadpleegt u uw accountant of een jurist.
Het principe in één alinea
De privacywetgeving noemt geen vaste getallen voor de meeste gegevens. Het uitgangspunt is dat u gegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. U bepaalt dus zelf een termijn, en u moet kunnen uitleggen waarom die redelijk is.
Dat is minder vaag dan het klinkt, want de vraag “waarvoor heb ik dit nog nodig” is meestal snel te beantwoorden. Een offerteaanvraag uit 2019 die nooit tot iets heeft geleid, heeft geen doel meer. Een factuur uit 2019 wel, want daar geldt een bewaarplicht voor de administratie.
Er is één harde uitzondering die iedereen kent: voor uw boekhouding geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens rond onroerende zaken langer. Die plicht gaat vóór het opruimen. Verkoopfacturen gooit u dus niet weg omdat een klant erom vraagt.
Per soort gegeven, met een redelijke termijn
Onderstaande termijnen zijn gangbare keuzes die u in de praktijk veel ziet, geen wettelijke voorschriften. Ze zijn bedoeld als startpunt voor uw eigen afweging.
- Contactformulier zonder vervolg. Zes tot twaalf maanden. De aanvraag is beantwoord en verder gebeurt er niets mee.
- Offerteaanvragen die tot een opdracht leidden. Volgen de administratie, dus die blijven bij het dossier.
- Sollicitaties. Vier weken na afwijzing is gangbaar, of een jaar met toestemming van de sollicitant.
- Klantaccounts in een webshop. Zolang het account actief is, en daarna bijvoorbeeld twee jaar na de laatste bestelling.
- Nieuwsbriefinschrijvingen. Tot afmelding, met een periodieke opschoning van adressen die jaren niets hebben geopend.
- Serverlogboeken en beveiligingslogs. Meestal enkele weken tot een jaar, afhankelijk van waarvoor u ze gebruikt.
- Statistieken over bezoekers. Zo kort mogelijk en bij voorkeur niet herleidbaar tot personen.
- Bijlagen bij formulieren. Dezelfde termijn als de inzending, en let erop dat het bestand ook echt van de server verdwijnt.
Zet uw keuzes in één overzicht: wat u bewaart, waarvoor, hoelang en waar het staat. Dat overzicht is sowieso nuttig en hoort thuis bij de privacycontrole van uw website.
Waar de gegevens allemaal staan
De vervelende ontdekking bij elke opruiming is dat dezelfde inzending op vier plekken staat. Loop deze lijst langs.
- De database van uw site, in de tabel van de formulierplugin of van de webshop.
- Uw mailbox. Elke inzending is ook gemaild en staat dus in een map die al jaren meegroeit.
- De uploadmap, met de meegestuurde bestanden.
- Uw back-ups. Hier verwacht men vaak dat het meteen weg moet, maar dat is niet realistisch. Een redelijke lijn is dat gegevens uit back-ups verdwijnen zodra de back-uprotatie ze overschrijft, en dat u die rotatie dus wel begrenst.
- Externe diensten. Uw mailmarketingpakket, uw CRM, uw boekhoudkoppeling. Vaak de plek waar het meeste staat en waar niemand kijkt.
Zo ruimt u het op
Handmatig opruimen werkt één keer en daarna nooit meer. Automatiseer het waar dat kan.
De meeste formulierplugins hebben tegenwoordig een instelling voor het automatisch verwijderen van inzendingen na een aantal dagen. Die staat standaard uit. Zet hem aan zodra u uw termijn heeft bepaald, en controleer of bijbehorende bijlagen ook worden verwijderd; dat gebeurt lang niet altijd.
Voor een webshop is het lastiger, omdat bestellingen aan de administratie vastzitten. Wat wel kan: klantaccounts zonder bestelling na een jaar verwijderen, en verlaten winkelwagens na enkele maanden opruimen. Dat scheelt bovendien ruimte, want die tabellen groeien hard.
Zet voor de rest een halfjaarlijkse taak in uw agenda van een halfuur. Mailboxmappen opschonen, de uploadmap doorlopen, en bij uw externe diensten kijken of daar nog contacten staan van jaren terug. Groeit uw database daardoor niet meer ongecontroleerd, dan merkt u dat ook aan de snelheid; hoe dat samenhangt staat bij het opruimen van een volgelopen WordPress-database.
Als iemand vraagt om verwijdering
Klanten mogen vragen of u hun gegevens wist. In de praktijk krijgt een klein bedrijf zo’n verzoek een paar keer per jaar, meestal via een nieuwsbrief. Zorg dat u weet wat u dan doet.
Handel binnen een maand, en bevestig schriftelijk wat u heeft verwijderd. Leg uit welk deel u niet kunt wissen omdat er een bewaarplicht op zit, bijvoorbeeld facturen. Dat mag, mits u die gegevens dan ook echt alleen daarvoor gebruikt. Loop bij een verzoek dezelfde vijf plekken langs die hierboven staan, anders duikt het adres later alsnog op in uw nieuwsbrief.
Waarom dit meer dan een papieren kwestie is
Het praktische argument weegt voor de meeste ondernemers zwaarder dan het juridische: gegevens die u niet heeft, kunnen ook niet gelekt worden. Wordt uw site gehackt en staan er zes jaar aan formulierinzendingen in, dan is de omvang van uw probleem meteen zes jaar groot. Had u een termijn van een jaar gehanteerd, dan praat u over een fractie daarvan.
Dat maakt opruimen een beveiligingsmaatregel, en niet de duurste. Een halfuur per halfjaar tegenover het verschil tussen een klein en een groot incident.
Bij klanten waar wij het beheer doen, hoort deze opruiming bij de periodieke ronde van het beveiligen en schoonhouden van een WordPress-site, simpelweg omdat het anders niemands werk is en dus blijft liggen.
Concrete volgende stap: open vandaag de inzendingen van uw contactformulier en kijk naar de oudste datum. Staat daar een jaartal waar u van schrikt, dan weet u meteen wat uw eerste opruiming wordt.
